SprÄk
SĂžk
Meny

SĂžk


Velg sprÄk



BokmÄl

Alt innhold er tilgjengelig pÄ bokmÄl

Nynorsk

Noko av innhaldet er tilgjengeleg pÄ nynorsk

Veileder i beregning av administrative kostnader

Sist oppdatert: 9. september 2019 .

Denne veilederen viser hvordan du beregner administrative kostnader for virksomheter ved nye eller endrede regelverk.

Veilederen viser hvordan du beregner administrative kostnader for Ä oppfylle informasjonskrav i regelverk. Du bruker metodikken nÄr du skal rapportere informasjon til Oppgaveregisteret (OR) eller Kommunalt rapporteringsregister (KOR). Du bÞr bruke den i forbindelse med forhÄndsutredninger og evalueringer, men ogsÄ se den i sammenheng med utredningsinstruksen punkt 2-2 nÄr det gjelder omfang og grundighet. Veilederen er ment som et supplement til utredningsinstruksen og sektorveilederen fra NÊrings- og fiskeridepartementet.

Hvem kan bruke veilederen?

Veilederen er laget for ansatte i departement eller etater som krever at andre skal gi fra seg informasjon (rapporteringsplikt). Veiledningsmateriellet er ogsÄ relevant for statsansatte som jobber med utredning av nye lover eller eksisterende lovverk, hvor administrative kostnader er identifisert.

Krav i utredningsinstruksen

Minimumskravene er seks spÞrsmÄl som skal besvares i alle utredninger:

  1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnÄ?
  2. Hvilke tiltak er relevante?
  3. Hvilke prinsipielle spÞrsmÄl reiser tiltakene?
  4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berĂžrt?
  5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
  6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomfĂžring?

Beregning av administrative kostnader skal inngÄ i en stÞrre analyse som utredningsinstruksen punkt 2-2 krever. SÊrlig under spÞrsmÄl 4 i utredningsinstruksen er denne veiledningen aktuell. I tillegg til administrative kostnader, kan regelverk pÄfÞre nÊringslivet Þvrige etterlevelseskostnader. Beregning av slike kostnader er ikke en del av denne veilederen.

 

Innhold i veilederen

Identifisere og kartlegge informasjonskrav

Identifisere og kartlegge administrative aktiviteter

Beregne administrative kostnader

Hvordan du gÄr frem for Ä tallfeste variablene i ligningen

Kilder for Ă„ identifisere antall aktiviteter per Ă„r

Eksempler pÄ beregning av tidsbruk

Eksempel pÄ beregning av antall Ärlige innsendelser

Eksempler pÄ beregning av administrative kostnader

Beregne administrative kostnader av et regelverk i Oppgaveregisteret

Beregne endring i administrativ kostnader som fĂžlge av endring i lovverk

Identifisere og kartlegge informasjonskrav

Administrative kostnader per aktivitet er definert som kostnaden knyttet til de administrative aktivitetene nÊringslivet er pÄlagt Ä gjennomfÞre for Ä etterleve et myndighetspÄlagt informasjonskrav. Et informasjonskrav er en lov- eller forskrift, som pÄlegger mÄlgruppen Ä finne frem til, dokumentere, lagre, gjÞre tilgjengelig eller rapportere informasjon til det offentlige eller tredjepart. Et regelverk kan inneholde flere informasjonskrav. Og ett informasjonskrav kan omfatte flere opplysningskrav eller aktiviteter som virksomhetene er pÄlagt Ä gjennomfÞre for Ä oppfylle kravene i regelverket. Den samlede administrative kostnaden er summen av kostnader knyttet til interne aktiviteter og kjÞp av tjenester, samt eventuelle anskaffelser som det mÄ investeres i for Ä oppfylle de administrative kravene. Sammenhengen mellom begrepene er illustrert i figuren lenger ned.

Det er viktig Ä skille mellom informasjonskrav og krav knyttet til andre etterlevelseskostnader. Dersom en virksomhet er pÄlagt Ä installere et renseanlegg, er kostnadene som fÞlger av installering en etterlevelseskostnad, som ikke er en del av informasjonskravet. Dersom samme regelverk stiller krav om at Ärlige utslipp skal rapporteres til myndighetene eller lagres internt, vil dette vÊre en del av et informasjonskrav. Eksempler pÄ administrative kostnader knyttet til et slikt informasjonskrav kan vÊre anskaffelse av mÄleinstrumenter og tid brukt pÄ rapportering av informasjon. Generelt skiller vi mellom tre ulike typer informasjonskrav:

  1. Informasjonskrav som en virksomhet er pÄlagt Ä dokumentere.
  2. Informasjonskrav som en virksomhet er pÄlagt Ä innrapportere.
  3. Informasjonskrav som en virksomhet er pÄlagt Ä stille til rÄdighet overfor en tredje part.

Det er informasjon knyttet til informasjonskrav som mÄlgruppen er pÄlagt Ä rapportere, som skal registreres i OR eller KOR.

Figuren viser hvordan lover og forskrifter henger sammen med beregning av administrative kostnader. Lover og forskrifter kan inneholde informasjonskrav. For Ä oppfylle informasjonskravet mÄ mÄlgruppen gjennomfÞre aktiviteter. Disse aktivitetene kan deles i kostnad per aktivitet og antall ganger aktiviteten gjennomfÞres, som til sammen danner den administrative kostnaden. Kostnad per aktivitet bestÄr av lÞnnskostnad og tiden det tar Ä gjennomfÞre aktiviteten. Antall ganger aktiviteten utfÞres hvert Är bestÄr av mÄlgruppens populasjon og frekvens for aktiviteten.
Figuren viser prosessen som kobler identifisering og kartlegging av informasjonskrav med beregning av administrative kostnader.

Identifisere og kartlegge administrative aktiviteter

For Ä fÄ en oversikt over hvilke arbeidsoppgaver virksomheten mÄ foreta for Ä oppfylle et informasjonskrav, mÄ du kartlegge de administrative aktivitetene. Disse kan vÊre beskrevet i beslutningsgrunnlaget som fÞlger av lovforslaget. Hvis du utreder et lovforslag er det mulig Ä sÞke hjelp fra eksperter, eller intervju og diskusjon med berÞrte virksomheter.

Som et utgangspunkt i kartleggingen kan det vÊre nyttig Ä ta utgangspunkt i de 11 standardiserte aktivitetene som er beskrevet i tabellen under. Flere av disse kan vÊre aktiviteter som mÄ bli gjennomfÞrt for Ä oppfylle informasjonskravet.

Oversikt over standardiserte aktiviteter virksomhetene gjennomfĂžrer for Ă„ oppfylle informasjonskrav i lovverket

NummerStandardisert aktivitetBeskrivelse
1Sette seg inn i informasjonskravetForetakets ressursforbruk i forbindelse med Ă„ sette seg inn i reglene for et gitt informasjonskrav
2Informasjonsinnsamlingopplysninger som er pÄkrevet for Ä etterleve et gitt informasjonskrav
3VurderingVurdering av hvilke tall og opplysninger som er nĂždvendige for at offentlige myndigheter aksepterer at kravet er oppfylt
4BeregningUtfĂžrelse av relevante beregninger som er nĂždvendige for at offentlige myndigheter aksepterer at kravet er oppfylt
5KontrollKontroll av tall, for eksempel gjennom avstemming med andre data
6KorreksjonHvis virksomhetens egen kontroll pÄviser feil i beregningene, foretas etterfÞlgende korreksjoner
7TekstbeskrivelseUtarbeidelse av tekstbeskrivelse, for eksempel Ă„rsberetning eller skaderapport
8Avregning eller innbetalingInnbetaling av avgifter, gebyrer eller lignende
9Interne mĂžterMĂžter som avholdes internt mellom personene som er involvert i Ă„ oppfylle informasjonsforpliktelsen
10Eksterne mĂžterMĂžter som avholdes i de tilfeller hvor oppfyllelse av informasjonskravet krever mĂžter med revisor, advokat eller lignende
11Kontroll fra offentlige myndigheterBistand til eksterne kontrollĂžrer i forbindelse med gjennomfĂžringen av deres kontroll i virksomheten

Beregne administrative kostnader

Den administrative kostnaden av et regelverk er summen av administrative kostnader per aktivitet. NĂ„r det er kartlagt n aktiviteter blir formelen

Administrativ kostnad = Aktivitet_1 + Aktivitet_2 + ⋯ + Aktivitet_n

Administrative kostnader per aktivitet er det mest hensiktsmessige analysenivÄ. Formelen for Ä beregne disse er

Administrative kostnader per aktivitet=P×Q=(T×W)×(N×F)

P = Pris per aktivitet
Q = Antall aktiviteter i Ă„ret
T = Antall timer som medgÄr
W = LĂžnnskostnad per time
N = Populasjon, antall berĂžrte virksomheter
F = Frekvens, antall ganger aktivitet utfĂžres per Ă„r

Hvordan du gÄr frem for Ä tallfeste variablene i ligningen

Pris (P)

Pris er kostnad per Är. Ved beregning av pris er de to komponentene tid og lÞnnskostnad utgangspunktet. Imidlertid kan det ved bruk av eksterne tjenester vÊre hensiktsmessig Ä benytte en gjennomsnittlig enhetspris i stedet for Ä beregne T x W.

Tid (T)

Tid er antall timer det tar for en virksomhet Ä gjennomfÞre de aktiviteter som kreves for Ä etterleve informasjonskravet, inkludert forarbeid. Tidsbruken vil variere mellom virksomhetene. Det mÄ kartlegges et gjennomsnitt for normalt effektive virksomheter, eventuelt splitte opp i stÞrrelseskategorier dersom relevant. Det er flere praktiske tilnÊrminger som kan brukes:

  • UndersĂžke om det allerede finnes tidsestimater for lignende lovgivning, kontakt Oppgaveregisteret eller Kommunalt rapporteringsregister.
  • Beregne gjennomsnittlig tidsbruk ved Ă„ innhente tall fra tre til fire virksomheter. Ved forventninger om stor variasjon, for eksempel mellom store og smĂ„ virksomheter, bĂžr dette pĂ„virke antallet virksomheter og sammensettingen av utvalget det innhentes tidsestimater fra.
  • I mangel pĂ„ annet vil bransjeorganisasjoner kunne gi gode skjĂžnnsmessige estimater.

Tidsbruk er normalt det som er mest vanskelig Ă„ beregne. Usikkerheten i et estimat blir normalt redusert med antall observasjoner estimatet bygger pĂ„. Normalt vil tall fra 15–20 virksomheter gi et godt grunnlag. Men en slik grundig og ressurskrevende analysemetode bĂžr i fĂžlge utredningsinstruksen forbeholdes de stĂžrste tiltakene. Det er imidlertid viktig at det redegjĂžres for hvordan estimatet er innhentet.

Timepris (W)

Ved beregning av timepris (W) mÄ du skille mellom interne og eksterne kostnader. Den interne timeprisen er brutto reallÞnn, det vil si lÞnn inklusiv skatt, arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader, per time for den personen i virksomheten som utfÞrer arbeidet. Dersom det allerede finnes informasjon vedrÞrende timepris for den aktuelle aktiviteten som gir en god indikasjon, skal du benytte denne. Om dette ikke er tilfelle, benytter du en gjennomsnittlig mÄnedslÞnn for de ulike personalkategoriene omregnet til timelÞnn, basert pÄ SSBs lÞnnsstatistikk.

Den eksterne timeprisen er kostnader per time for en person utenfor organisasjonen som arbeider pÄ virksomhetens regning. Disse kostnadene skal vÊre markedspris eksklusiv merverdiavgift.

Antall aktiviteter per Ă„r

Antall aktiviteter per Är kan vÊre basert pÄ en fast frekvens eller vÊre hendelsesbasert.

Populasjon og segmentering (N)

Populasjon (N) brukes i denne sammenheng om antall direkte berĂžrte aktive norske virksomheter eller antall hendelser som reguleringen gjelder for.

For Ă„ ta hensyn til vesentlige forskjeller mellom typer virksomheter nĂ„r det gjelder administrativ ressursbruk, kan det foretas en segmentering. Segmentering innebĂŠrer at populasjonen blir inndelt i grupper etter de kriterier som blir vurdert til Ă„ vĂŠre av stĂžrst betydning for ressursbruken. Det kan for eksempel segmenteres etter bransje eller virksomhetsstĂžrrelse mĂ„lt ved omsetning eller antall ansatte. Slik segmentering er relevant hvis det er vesentlige forskjeller i etterlevelseskostnadene for et gitt informasjonskrav pĂ„ tvers av de berĂžrte virksomhetene. Hvis det er relevant Ă„ segmentere etter bransje, kan du bruke standard for nĂŠringsgruppering som SSB forvalter. Hvis det er relevant Ă„ segmentere etter stĂžrrelse pĂ„ virksomhet kan man gruppere etter antall ansatte. Å segmentere bidrar til Ă„ Ăžke presisjonsnivĂ„et pĂ„ beregningen av de samlede administrative kostnadene.

Frekvens (F)

En fast frekvens betyr antall ganger aktiviteten utfĂžres av en virksomhet per Ă„r. Frekvens er relevant for krav som skal etterleves med en gitt regularitet. Hvor ofte vil fremgĂ„ av regelverksforslaget. Enkelte informasjonskrav skal ikke oppfylles hvert Ă„r, men kanskje hvert andre  eller hvert tredje Ă„r. I slike tilfeller skal det beregnes en gjennomsnittlig Ă„rlig frekvens. Periodiske informasjonskrav som gjelder hvert andre Ă„r fĂ„r da en Ă„rlig frekvens pĂ„ 0,5. For hendelsesbaserte aktiviteter, for eksempel knyttet til sĂžknader eller markedstransaksjoner, settes frekvens til 1 siden antallet hendelser er gitt direkte ved populasjonstallet, dvs. Q = N × 1.

Kilder for Ă„ identifisere antall aktiviteter per Ă„r

Du kan bruke fĂžlgende kilder for Ă„ identifisere populasjon, populasjonssegment og frekvens:

  • Fagdepartementene, de underliggende etatene og andre offentlige myndigheter vil gjennom egne registre og saksbehandling kunne ha tilgjengelig informasjon for en del informasjonskrav knyttet til det regelverket disse myndighetene forvalter.
  • Statistisk sentralbyrĂ„, BrĂžnnĂžysundregistrene, Altinn, bransjeorganisasjoner eller andre institusjoner kan ha tilgjengelig statistisk materiale som kan benyttes for Ă„ avgrense og identifisere relevante populasjoner og hyppighet.
  • For noen informasjonskrav kan det vĂŠre nĂždvendig Ă„ gjennomfĂžre en spĂžrreundersĂžkelse for Ă„ finne ut hvor mange virksomheter som er berĂžrt. Dette kan blant annet vĂŠre hvor stor andel av virksomhetene som benytter seg av ulike valgmuligheter i regelverket. Det kan for eksempel gjelde en andel som setter ut en aktuell oppgave til eksterne, kontra en andel som hĂ„ndterer oppgaven selv.
  • I noen tilfeller kan det vĂŠre nĂždvendig Ă„ bruke skjĂžnn. Det kan for eksempel vĂŠre vanskelig Ă„ identifisere hvor mange virksomheter som har krav om Ă„ informere kundene i forbindelse med avtaler/kontrakter (informasjonskrav i forhold til tredjepart).
  • Dersom informasjonskravet er hendelsesbasert kan det vĂŠre nĂždvendig med en dypere analyse for Ă„ identifisere populasjon. Det kan ogsĂ„ vĂŠre aktuelt Ă„ gĂ„ i dialog med berĂžrte virksomheter for Ă„ avdekke hyppighet.

Eksempler pÄ beregning av tidsbruk

Her kan du se fire eksempler pÄ hvordan du kan estimere og registrere tidsbruken under ulike forutsetninger.

Se regneeksempler (Excel) pÄ beregningene av tidsbruk som er beskrevet i disse eksemplene.

Estimere tidsbruk per innsendelse

Estimatet for tidsbruk er gjennomsnittlig antall minutt mÄlgruppen bruker per innsending eller skjema. Dette er summen av minutt brukt pÄ forarbeid og minutt brukt til selve innrapporteringen. Hvis du kan sende inn skjema bÄde elektronsikt og via papir skal tidsestimat for begge formene sendes inn. Elektronisk betyr alle tekniske lÞsninger hvor data kan tas ut i maskinlesbar form bÄde hos sender og mottaker. Papir inkluderer ogsÄ pdf som mÄ fylles ut manuelt og som ikke kan bli behandlet elektronisk ved innkomst.

Deler av mÄlgruppen rapporterer via et system

En digital innrapportering av et skjema kan skje bÄde som en manuell innsendelse og gjennom et system som for eksempel maskin-til-maskin kommunikasjon eller fagsystem. Tidsbruken for selve innrapporteringen kan variere stort avhengig av hvilken innsendelsesform som blir brukt. Tidsbruken ved forarbeidet kan vÊre den samme.

Hvis etaten har definert ulike skjema avhengig av innsendelsesform, skal disse skjemaene registreres, med tilhÞrende estimat for tidsbruk. Eksempel pÄ slike skjema kan vÊre A-meldingen, som er registrert med ett skjema for system innsending og ett for manuell innsending i Altinn. NÄr samme skjema blir brukt uavhengig av innsendelsesform, skal tidsbruken estimeres som et veid gjennomsnitt av antall Ärlige innsendelser for de ulike innsendelsesformene.

Hver forsendelse av data som oversendes fra en virksomhet via et system skal telles som en innsendelse.

MÄlgruppen bestÄr av flere undergrupper med ulik tidsbruk

En mÄlgruppe kan bestÄ av flere ulike undergrupper som hver for seg bruker ulik tid pÄ en rapportering. Eksempel pÄ dette kan vÊre smÄ, mellomstore og store virksomheter som kan ha svÊrt ulik ressursbruk ved en rapportering.

Estimatet for tidsbruk som skal registreres er et veid gjennomsnitt av antall innsendelser per undergruppe. Du finner eksempel pÄ utfylling som en del av regneeksemplene i Excel.

Deler av arbeidet blir gjennomfĂžrt av eksterne

Enkelte virksomheter har valgt Ä sette bort deler av rapporteringsarbeidet til eksterne. Eksempel pÄ dette kan vÊre bruk av regnskapsfÞrere eller juridiske eksperter som utfÞrer deler av forarbeidet. Tidsbruken kan variere mellom virksomheter som har valgt Ä benytte eksterne og virksomheter som selv gjennomfÞrer oppgavene. MÄlgruppen bÞr derfor deles inn i to undergrupper med hver sin tidsbruk og tilhÞrende antall Ärlige innsendelser.

Estimatet for samlet tidsbruken som registreres i Oppgaveregisteret er dermed et gjennomsnitt basert pÄ undergruppenes tidsbruk veid over antall innsendelser for de ulike undergruppene.

Eksempel pÄ beregning av antall Ärlige innsendelser

Et informasjonskrav kan pÄlegge virksomheter Ä rapportere hvis en bestemt hendelse inntreffer. For Ä finne ut antall Ärlige innsendelser mÄ du fÞrst finne ut hvor stor mÄlgruppen er. Det neste du mÄ gjÞre er Ä finne frekvens, det vil si hvor ofte hendelsen inntreffer for en gjennomsnittlig virksomhet per Är. Antall Ärlige innsendelser blir da stÞrrelse pÄ mÄlgruppen ganget med frekvensen. Hvis du vet antallet for faktiske innsendelser kan du ogsÄ bruke det.

Hvis en hendelse inntreffer 4 ganger i Ă„ret blir Ă„rlige frekvensen 4. Hvis en hendelse inntreffer hvert fjerde Ă„r blir den Ă„rlige frekvensen 0,25.

Eksempler pÄ beregning av administrative kostnader

Her finner du eksempler pÄ hvordan du kan beregne administrativ kostnad som fÞlge av eksisterende informasjonskrav og ved endring i et eksisterende informasjonskrav.

Beregning av pris per aktivitet (P)

En virksomhet er pÄlagt Ä utarbeide en skattemelding for hvert inntektsÄr. Virksomheten benytter et regnskapsbyrÄ som er leid inn. RegnskapsfÞreren i det aktuelle tilfellet har en brutto reallÞnn pÄ 1000 kroner per time. Det tar regnskapsfÞreren totalt 20 timer Ä gjennomfÞre arbeidet. Virksomheten pÄ sin side mÄ forsyne regnskapsfÞreren med informasjon som kreves for arbeidet. Dette tar 2 timer med en timepris pÄ 500 kroner per time.

Pris per aktivitet = (500 kroner x 2 timer) +(1000 kroner x 20t) = 21 000 kroner

Antall ganger den administrative aktiviteten utfĂžres

Hvis kravet om Ă„ utarbeide skattemeldingen omfatter 200 000 virksomheter og rapporteringen skal gjĂžres en gang per Ă„r blir antall ganger aktiviteten utfĂžres lik 200 000.

Antall ganger aktiviteten utfĂžres = 200 000 Virksomheter x 1 = 200 000 virksomheter

Årlig administrativ kostnad

Den samlede administrative kostnaden per Ă„r av Ă„ oppfylle kravet om Ă„ utarbeide skattemelding blir dermed:

Årlig administrativ kostnad = 21 000 kroner x 200 000 virksomheter = 4 200 000 000 kroner

Beregne administrative kostnader av et regelverk i Oppgaveregisteret

Ta utgangspunkt i et skjema i Oppgaveregisteret. Med utgangspunkt i volum, tidsbruk, frekvens og timelĂžnn beregner du Ă„rlig administrativ kostnad.

Tidsbruk ved innrapportering for en normalt effektiv bedrift er 20 minutter. All innrapportering skjer med bruk av papirskjema. Antall innsendelser per Ă„r er 800. Gjennomsnittlig timelĂžnn i Norge setter du til 500 kroner. Ta utgangspunkt i at det ikke medfĂžrer anskaffelser knyttet til etterlevelse av informasjonskravet og at arbeidet blir gjennomfĂžrt internt i virksomhetene. NĂ„ kan du beregne summen av administrative kostnader knyttet til informasjonskravet.

Årlig administrativ kostnad = (20 min/60) timer x 500 kroner x 800 = 133 333 kroner

Beregne endring i administrativ kostnader som fĂžlge av endring i lovverk

Forenkling av lovverk har fÞrt til at et aktivitetskrav frafaller og at et annet forenkles til Ä gjelde en mindre populasjon. Ett aktivitetskrav blir borte og ett fÄr mindre populasjon.

Eksempelvis hadde et informasjonskrav 5000 elektroniske innsendelser i 2017, der en normalt effektiv virksomhet benytter 30 minutter per innsendelse. GÄ ut fra forenkling i lovverket som medfÞrer at fÊrre mÄ etterleve informasjonskravet, og forenkling i regelverk som for eksempel frafalt vedleggskrav, slik at mindre informasjon mÄ rapporteres. 3000 virksomheter slipper Ä etterleve informasjonskravet, de resterende 2000 har et enklere regelverk Ä forholde seg til. Ta utgangspunkt i besparelse pÄ 10 minutter for virksomheter som mÄ forholde seg til forenklet regelverk, og at skjema sendes inn en gang i Äret.

Administrativ kostnad fĂžr forenkling

Den Ă„rlige administrative kostnaden fĂžr regelendring finner sted, kan beregnes ved fĂžlgende formel:

Administrativ kostnad fĂžr regelverksendringer = (30 min/60) timer x timelĂžnn x 5000 x1

Virkning 1 = besparelse for virksomheter som slipper Ă„ rapportere informasjon. Du kan beregne slik:

Virkning 1 = (30 min/60) timer x timelĂžnn x populasjon x 1 (hyppighet)

Virkning 2 =besparelse for foretak virksomheter som fÄr enklere regler. Du kan beregne slik:

Virkning 2 = (10/60) timer x timelĂžnn x populasjon x 1 (hyppighet)

Den totale administrative kostnaden for populasjonen etter lovendringer kan utrykkes ved fĂžlgende formel:

Administrativ kostnad etter regelverksendringa = administrativ kostnad fþr regelverksendring – virkning 1 – virkning 2