Færre varsel til virksomhetene

For at det offentlige skal være mer bevisst sin varslingsplikt ved utsendelse av varsel og servicemeldinger, er det utarbeidet en strategi for varsling til enheter i Enhetsregisteret. Dette består av et sett med retningslinjer for varsling i Altinn.

Et varsel eller en servicemelding sendes på SMS eller e-post. Det offentlige har plikt til å sende varsel når det blir sendt enkeltvedtak eller andre viktige meldinger elektronisk til en part. En servicemelding sendes der det ikke er varslingsplikt, men et ønske om å informere virksomheter om noe som faller utenfor varslingsplikten, for eksempel saksbehandling.

Alle virksomheter er pliktig å registrere minst én varslingsadresse i Enhetsregisteret.

Varslingsadressene er tilgjengelig for offentlig forvaltning.

Retningslinjer for bruk av varslingsadresser og utsendelse av servicemeldinger

Retningslinjene for bruk av varslingsadresser er todelt. Den første delen gjelder bruk av varslingsadresser. Den andre delen av retningslinjene er begrenset til å gjelde utsendelse av servicemeldinger. Det er kun utsendelse av servicemeldinger det er behov for å begrense, øvrig bruk av varslingsadresser er lovpålagt.

Retningslinjer for bruk av varslingsadresser

Varslingsplikt

• Ta stilling til om meldingen omfattes av varslingsplikten etter eForvaltningsforskriften.

Krav til innholdet i varselet som blir sendt på e-post eller SMS

• Angi avsender av varselet. Det er viktig at mottaker vet hvor han eller hun skal henvende seg dersom vedkommende har spørsmål.
• Angi mottaker med navn og organisasjonsnummer.
• Angi hvor mottaker kan finne meldingen eller vedtaket. Angi hva varselet gjelder.
• Klart språk. Ha interne rutiner for utforming av tekst i varsel som sendes pr. SMS og e-post slik at teksten er forståelig.
• Taushetsplikt og personvern må være ivaretatt ved utsendelse av varsel. Sensitiv informasjon skal ikke oppgis i SMS eller e-post.

Re-varsling

• Re-varsling skal ikke sendes ut til brukerne hvis de har lest meldingen som ble varslet første gang.

Kanalbruk

• Unngå dobbeltvarsling til både SMS og e-post. Bruk e-post dersom dette er oppgitt.

Tidsbruk for varsling

• I den grad det er mulig bør bruk av varslingsadressen unngås på helligdager og utenfor normal arbeidstid.

Krav til utformingen av overskriften på meldingen i Altinn

• Angi organisasjonsnummer og/eller navn på enheten.
• Angi hvilken tjeneste meldingen gjelder.
• Ikke oppgi opplysninger som er sensitive.

Retningslinjer for utsendelse av servicemeldinger

Hva er en servicemelding?

• En servicemelding er en SMS eller e-post fra forvaltningen som sendes i forbindelse med saksbehandling og forvaltningsoppgaver for øvrig. Servicemeldinger må skilles fra varsel som sendes i henhold til varslingsplikten i eForvaltningsforskriften.
• Enheter kan ikke reservere seg mot digital kommunikasjon fra forvaltningen. Forvaltningen bør derfor være bevisst på utsendelse av servicemeldinger for å forhindre at varsel blir ignorert eller oversett på grunn av store mengder digital post fra det offentlige. På denne bakgrunn skal kriteriene tolkes innskrenkende når man vurderer å sende servicemeldinger.

Kanalvalg

• Vurder om informasjonen er så generell at den kan formidles på andre måter enn via SMS og e-post.

Restriktiv utsendelse av servicemeldinger

• Servicemeldinger skal kun benyttes i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet. Formålet må være forankret i eget samfunnsoppdrag.
• Informasjonen som sendes, må være viktig for virksomheten å motta, eller viktig for forvaltningen at virksomheten mottar.
• Næringsformål, markedsføring eller annen lignende bruk er ikke tillatt.

Avgrensning av masseutsendelser

• Bruken av varslingsadressene skal avgrenses geografisk eller demografisk til utvalgte virksomheter når det er mulig. Formålet er å begrense omfanget av SMS og e-post som enheter mottar fra det offentlige som ikke er relevant for den enkelte enheten.