Roller i samvirkeforetak

Et samvirkeforetak skal som hovedregel ha daglig leder. Styret tilsetter daglig leder, hvis det ikke går fram av vedtektene at et annet vedtektsfestet organ skal gjøre det. Hvis foretaket skal ha flere daglige ledere eller ingen daglig leder, må dette gå frem av vedtektene.

Daglig leder skal være bosatt i Norge, en EU/EØS-stat, Storbritannia, Nord-Irland eller Sveits.

Daglig leder må bekrefte at hen påtar seg rollen, ved å signere i skjemaet.

Du må legge ved protokoll fra styremøte eller årsmøte som viser ansettelsen, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Som hovedregel skal styret bestå av minst tre medlemmer. Styret skal ha en leder. Årsmøtet velger styre. Styremedlemmene og varamedlemmene må bekrefte at de påtar seg vervet, ved å signere i Samordnet registermelding.

Samvirkeforetaket kan bestemme at styret skal ha to medlemmer, men da må de velge minst ett varamedlem. Dette må fremgå av vedtektene.

Minst halvparten av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge, en EU/EØS-stat, Storbritannia, Nord-Irland eller Sveits.

Styret er ansvarlig for drift og organisering av samvirkeforetaket.

Kjønnsbalanse

Noen samvirkeforetak har krav om kjønnsbalanse i styret. Sjekk om de nye reglene gjelder dere. Hvis det gjør det, må disse kravene være oppfylt i styret:

1. Har styret tre eller fire medlemmer, kan maksimalt to styremedlemmer ha samme kjønn.
2. Har styret fem eller seks medlemmer, kan maksimalt tre styremedlemmer ha samme kjønn.
3. Har styret syv medlemmer, kan maksimalt fire styremedlemmer ha samme kjønn.
4. Har styret åtte medlemmer, kan maksimalt fem styremedlemmer ha samme kjønn.
5. Har styret ni eller flere medlemmer, kan maksimalt 60 prosent av styremedlemmene ha samme kjønn.

Reglene i nr. 1 til 5 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. Styremedlemmer og varamedlemmer må hver for seg oppfylle disse kravene.

Kjønnsbalanse blant de ansattvalgte

For styremedlemmer som er valgt av de ansatte, medfører reglene om kjønnsbalanse at når det velges to eller flere kan ikke alle disse ha samme kjønn. Det samme gjelder for varamedlemmer som er valgt av de ansatte. Har selskapet mer enn 200 ansatte er ikke dette tilstrekkelig, da gjelder samme forholdstall for styremedlemmer og varamedlemmer som er valgt av de ansatte, som for resten av styret (se over). Styremedlemmer og varamedlemmer skal vurderes hver for seg.

Unntak: Har foretaket 200 eller færre ansatte, og ett av kjønnene utgjør mer enn 80 prosent av de ansatte i selskapet på det tidspunktet valget skjer, er det ikke krav om kjønnsbalanse blant styre- og varamedlemmene som er valgt av og blant de ansatte. Foretaket må selv dokumentere dette når de sender inn melding om styreendring.

Når du skal registrere styre, må du legge ved

• protokoll fra årsmøtet

Et samvirkeforetak blir regnskapspliktig når inntektene overstiger 2 millioner, og får plikt til å ha revisor når minst ett av de følgende punktene er oppfylt:

• Driftsinntektene overstiger 7 millioner kroner
• Balansesummen er 27 millioner kroner eller mer
• Gjennomsnittlig antall ansatte tilsvarer ti årsverk eller mer

Revisor velges av årsmøte.

Revisor må bekrefte i Samordnet registermelding at hen påtar seg oppdraget.

Trenger du mer informasjon, se revisorloven § 2-1.

Når du skal registrere revisor, må du legge ved protokoll fra årsmøtet.

Et samvirkeforetak kan velge om de skal ha regnskapsfører. Hvis foretaket benytter regnskapsfører, skal dette registreres i Foretaksregisteret.

Det er bare mulig å registrere autoriserte regnskapsførere som er registrert i Regnskapsførerregisteret.

Regnskapsfører må bekrefte i skjemaet at hen påtar seg oppdraget.

Når du skal registrere regnskapsfører, må du dokumentere opplysningen ved å erklære i skjemaet at:

• regnskapsfører er engasjert av kompetent organ
• det finnes dokumentasjon som viser sist engasjerte regnskapsfører og at det er i samsvar med det som er meldt

Det samme gjelder hvis det er registrert regnskapsfører, og du melder at denne rollen skal utgå.

Hvis skjemaet ikke inneholder felt for erklæring, må hele styret signere i skjemaet eller du må legge ved:

• dokumentasjon som viser at meldt regnskapsfører er engasjert av kompetent organ

Et samvirkeforetak må alltid ha minst to medlemmer. Opplysninger om medlemmer skal ikke registreres hos oss.

Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av enheten i alle sammenhenger.

Hvis ikke annet er bestemt i vedtektene, er det foretakets styre som har signatur i fellesskap. Styret kan tildele signaturretten til et utvalg styremedlemmer, til daglig leder eller navngitte ansatte.

Signaturrett kan tilbakekalles når som helst.

Når du skal registrere signatur, må du legge ved protokoll fra styremøte eller årsmøte som viser tildeling av signatur, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Prokura er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av enheten. Innehaveren av prokura kalles prokurist.

Prokura kan ikke brukes til å behefte eller selge foretakets faste eiendom.

En person som har prokura kan ikke overføre den til en annen person. Et samvirkeforetak kan gi prokura til en eller flere personer. Hvis det er flere, kan man velge om de skal ha fullmakt hver for seg, eller i fellesskap.

Prokura kan tilbakekalles når som helst.

Når du skal registrere prokura, må du legge ved protokoll fra styremøte eller årsmøte som viser tildeling av prokura, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.