Roller i boligbyggelag

Et boligbyggelag skal ha et styre som består av en leder og minst to styremedlemmer. Det skal i tillegg velges minst ett varamedlem. Det er generalforsamlingen som velger styret, men det kan fastsettes i vedtektene at valgretten skal overføres til andre. Mer enn halvparten av styremedlemmene må likevel velges av generalforsamlingen, hvis ikke valgretten er overført til vedtektsfestet lagsorgan. Valgretten kan ikke overføres til styret eller til et styremedlem.

Styret velger selv sin leder dersom generalforsamlingen ikke har gjort det. Daglig leder kan ikke være styreleder, men kan velges til medlem av styret.

Når du skal registrere styre, må du legge ved

• protokoll fra generalforsamling som viser valget

Styremedlemmene og varamedlemmene må bekrefte at de påtar seg vervet, ved å signere i Samordnet registermelding.

Kjønnsbalanse

Noen boligbyggelag har krav om kjønnsbalanse i styret. Sjekk om de nye reglene gjelder dere. Hvis det gjør det, må disse kravene være oppfylt i styret:

1. Har styret tre eller fire medlemmer, kan maksimalt to styremedlemmer ha samme kjønn.
2. Har styret fem eller seks medlemmer, kan maksimalt tre styremedlemmer ha samme kjønn.
3. Har styret syv medlemmer, kan maksimalt fire styremedlemmer ha samme kjønn.
4. Har styret åtte medlemmer, kan maksimalt fem styremedlemmer ha samme kjønn.
5. Har styret ni eller flere medlemmer, kan maksimalt 60 prosent av styremedlemmene ha samme kjønn.

Reglene i nr. 1 til 5 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. Styremedlemmer og varamedlemmer må hver for seg oppfylle disse kravene.

Kjønnsbalanse blant de ansattevalgte

For styremedlemmer som er valgt av de ansatte, medfører reglene om kjønnsbalanse at når det velges to eller flere kan ikke alle disse ha samme kjønn. Det samme gjelder for varamedlemmer som er valgt av de ansatte. Har foretaket mer enn 200 ansatte er ikke dette tilstrekkelig, da gjelder samme forholdstall for styremedlemmer og varamedlemmer som er valgt av de ansatte, som for resten av styret (se over). Styremedlemmer og varamedlemmer skal vurderes hver for seg.

Unntak: Har foretaket 200 eller færre ansatte, og ett av kjønnene utgjør mer enn 80 prosent av de ansatte i foretaket på det tidspunktet valget skjer, er det ikke krav om kjønnsbalanse blant styre- og varamedlemmene som er valgt av og blant de ansatte. Foretaket må selv dokumentere dette når de sender inn melding om styreendring.

Et boligbyggelag skal ha en eller flere statsautoriserte revisorer. Revisor blir valgt av generalforsamlingen, og må bekrefte i skjemaet Samordnet registermelding at hen påtar seg oppdraget.

Når du skal registrere revisor, må du legge ved

• protokoll fra generalforsamling som viser valget, hvis skjemaet ikke inneholder erklæring om at slik dokumentasjon finnes

Et boligbyggelag kan velge om de skal ha regnskapsfører.

Det er bare mulig å registrere autoriserte regnskapsførere som er registrert i Regnskapsførerregisteret.

Regnskapsfører må bekrefte i skjemaet at hen tar på seg oppdraget.

Når du skal registrere regnskapsfører, må du dokumentere opplysningen ved å erklære i skjemaet at:

• regnskapsfører er engasjert av kompetent organ
• det finnes dokumentasjon som viser sist engasjerte regnskapsfører og at det er i samsvar med det som er meldt

Det samme gjelder hvis det er registrert regnskapsfører, og du melder at denne rollen skal utgå.

Hvis skjemaet ikke inneholder felt for erklæring, må hele styret signere i skjemaet eller du må legge ved:

• dokumentasjon som viser at meldt regnskapsfører er engasjert av kompetent organ

Et boligbyggelag har plikt til å ha daglig leder som er ansatt av styret.

Daglig leder skal alltid være en fysisk person som er 15 år eller eldre.

Daglig leder må bekrefte at hen påtar seg rollen, ved å signere i skjemaet.

Du må legge ved protokoll fra styremøte som viser ansettelsen, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av boligbyggelaget i alle sammenhenger.

Styret har i utgangspunktet signatur i fellesskap. Styret kan gi signatur til styremedlemmer, daglig leder eller navngitte tilsatte, enten hver for seg eller i fellesskap.

Dersom hele styret ikke har signert i skjemaet, må du legge ved protokoll fra styremøte som viser beslutningen om hvem som skal ha signatur.

Når du skal registrere signatur, må du legge ved protokoll fra styremøtet eller generalforsamlingen som viser tildeling av signaturrett, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Prokura er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av boligbyggelaget i forbindelse med den daglige driften. Den som har prokura kan ikke behefte eller selge boligbyggelagets faste eiendom.

Styret kan gi prokura til en eller flere personer. Hvis det er flere må du oppgi om de har prokura hver for seg eller i fellesskap. Begrensninger ut over dette, som for eksempel tidsmessige eller beløpsmessige, kan ikke registreres.

Prokura kan tilbakekalles av styret når som helst.

Når du skal registrere prokura, må du legge ved protokoll fra styremøte eller generalforsamling som viser tildeling av prokura, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.