Kapittel 4: Styring og kontroll av verksemda

Overordna styring og kontroll

Vi bruker mål- og resultatstyring som grunnleggande styringsprinsipp, og tildelingsbrev og strategiplanen gir eit godt grunnlag for prioritering. Verksemdsplanen er utarbeidd og blir fulgt opp jamleg. Økonomien blir overvakt i samsvar med budsjett og mål for sparing i omstillingsplanen, med planlagte revisjonar gjennom året. Porteføljestyringa bidrar til å balansere gjennomføringa av prosjekt og produktområde.

Vi har hatt god måloppnåing på hovudmål

1. Saksbehandlingstida og kvalitet i registerforvaltninga er i samsvar med målsettingane. Vi ser ei god forbetring i fastsette mål innanfor sikkerheit.

Vi har innfridd måla når det gjeld digital innrapportering og automatisert saksbehandling. Måla er også nådde innanfor maskinelt brukargrensesnitt og andre sin bruk av dataa våre. Prosjektet BRsys har hatt såpass store forseinkingar at det har vore nødvendig å korrigere både framdrift og omfang. Dette har gitt konsekvensar for prosjektet BVR. Hovudmål 2 er derfor delvis innfridd.

Målet om effektiv drift vurderer vi som delvis innfridd. Vi har forbetra system og verksemdsstyringa gjennom 2024. Vi vil arbeide vidare med både ressursstyring og gevinstrealisering framover og har konkrete tiltak på dette. I 2024 har vi gjort framsteg mot måla våre for miljø og berekraft. Resultatet viser at vi har klart å redusere elektronisk avfall, mens vi ikkje har klart å redusere reiseverksemd og direkte utslepp.

Styringssystema og internkontrollen vår er forbetra. Bruken av risikovurderingar og kompetansen på dette området har auka. Vi har i all hovudsak gode prosessar for styring og kontroll, men det er rom for forbetringar. NFD har initiert ein ekstern gjennomgang av gebyrgrunnlaget, kostnadsstrukturen og økonomistyringa vår. Dette skal gjennomførast første tertial 2025.

Heilskapleg verksemdsstyring

Verksemdsstyringa vår i 2024 har gitt måloppnåing gjennom systematisk planlegging, prioritering av oppgåver, fordeling av ressursar og oppfølging av resultat.

Gjennom heilskapleg verksemdsstyring har vi sett prosessar i samanheng. Dette har bidratt til ei god overordna styring. Vi arbeider kontinuerlig med forbetringar i styringa, og i 2024 har vi formalisert styrings- og kontrollprosessar i ein instruks for verksemdstyring.

Økonomistyring og verksemdsplanlegging

Vår overordna verksemdsplan inneheld dei viktigaste prioriteringane og tiltaka for å oppnå måla på kort sikt. Verksemdsplanen er utarbeidd og følgd opp gjennom året.

Det digitale styringsverktøyet vårt er eit viktig bidrag for systematisk og effektiv styring av prosjekt og aktivitetar, der alle involverte aktørar kan følge med på framdrifta og gjere nødvendige justeringar. Økonomien har vore følgd opp i samsvar med budsjettet. Måla for sparing er følgde opp gjennom planlagde revisjonar gjennom året.

Driftsutgiftene for post 01 samanstilt med meirinntekter gir eit mindreforbruk på cirka 1,5 MNOK i forhold til løyvinga for 2024. Dette mindreforbruket der det er tatt omsyn til tilleggsløyving for lønnskompensasjonen som kjem til utbetaling i 2025, gir eit meirforbruk på cirka 5,2 MNOK. Meirforbruket er relatert til investering i auka kjølekapasitet. Elles er det ikkje noko meirforbruk på andre løyvingar eller fullmakter.

God økonomistyring krev at ressursbruken er effektiv og at det er god balanse mellom drift og utviklingsporteføljen. For å oppnå effektiv ressursbruk må vi ha god ressursstyring. Ressursstyring handlar om å planlegge og fordele ressursar slik at riktige ressursar er tilgjengelege for å løyse prioriterte oppgåver, både på kort og lang sikt. Vi jobbar kontinuerleg med å forbetre ressursstyringa og vil framover styrke analysearbeidet for å sikre treffsikre prognosar.

Risikostyring

Rammeverket vårt for risikostyring bidrar til å forbetre identifisering av risiko, avdekke sårbarheiter og følge opp risikoar som kan vere ein trussel mot utøvinga av oppdraga våre. Vi jobbar kontinuerleg med å tilpasse rammeverket til områda i organisasjonen.

Det overordna risikobildet viser at fleire risikoar framleis består, til tross for at tiltak er planlagt og sett i verk. Status knytt til risikoar med særskild oppfølging ved årets slutt:

• Vi har hatt auke i antal tilfelle av svindel og bedragerisaker knytte til registersaker, også med omtale i media. Det pågår fleire tiltak for å auke registerkvaliteten, gjennom å førebygge økonomisk kriminalitet og arbeidslivskriminalitet, for å kunne handtere risikoen på ein god måte framover.
• Framleis drift på to plattformer medfører høg risiko, knytt til eldre teknologi og sikkerheitsutfordringar og auka kostnadar. Planlagde tiltak, både i 2025 og i åra framover, vil kunne redusere risikoen på sikt.
• Risikoen for ulike cybersikkerheitsscenario vil halde fram på grunn av auka kompleksitet i digitalt trusselbilde, men vi har ikkje vore utsette for kritiske hendingar med vesentlege konsekvensar for brukarane. Aktivitetar i avslutta cybersikkerheitsprogram og i linjeorganisasjonen har redusert risikoen, og vi vurderer at vi etterlever e-forvaltningsforskrifta og sikkerheitslova i tilstrekkeleg grad. Aktivitetar blir vidareførte i cybersikkerheitsteam og i linjeorganisasjonen.
• Prosjekt BRsys har hatt forseinkingar og produktivitetsutfordringar i 2024, men ved utgangen av året er prosjektet i rute i samsvar med nytt revidert styringsdokument. Vi er avhengige av å levere resterande tenester i prosjektet i tett samarbeid med BVR-prosjektet og realisere gevinstar. Risikovurderingar og tiltak blir følgde opp i prosjektet. I tillegg blir det gjennomført ein ekstern usikkerheitsanalyse av prosjektet i starten av 2025.
• Prosjekt BVR er ved utgangen av 2024 i rute i samsvar med nytt revidert styringsdokument. Ny SSD var ved utgangen av 2024 ikkje godkjent. Leveransar framover skjer i nært samarbeid og koordinert med BRsys-prosjektet. Vi er også avhengige av tenester på legacy-plattforma som er eksponerte for sårbarheiter og kan få sikkerheitsutfordringar framover. Det er knytt noko usikkerheit til vidare framdriftsplan og når nye tenester på innrapporteringsområdet kan settast i produksjon. Det kan påverke realisering av gevinstar. Risikovurderingar og tiltak blir følgde opp i prosjektet. I tillegg blir det gjennomført ein ekstern usikkerheitsanalyse av prosjektet i starten av 2025.

Risikoen for å rekruttere og behalde kritisk kompetanse er på eit akseptabelt nivå, men det er risiko for høg utskiftningstakt innan personell på IT-avdelinga, fordi det er tilsett mange juniorar. I tillegg er det framleis utfordrande å rekruttere tilsette med erfaring innan IT. Systematisk arbeid med rekruttering, strategisk kompetansestyring og eige utdanningsløp for IT-opplæring, skal bidra til at fleire interne tilsette blir aktuelle for IT-oppgåver på sikt.

Porteføljestyring

Omlag 20 prosent av dei tilsette si arbeidstid er i prosjektarbeid. I tillegg bruker vi betydelege innleigde ressursar i utviklingsprosjekt. I 2024 blei det løyvd 280 millionar kroner til prosjekt under Nærings- og Fiskeridepartementet sine kapittel for Brønnøysundregistera, noko som utgjorde 32,7 prosent av den totale løyvinga. Porteføljestyring er derfor ein sentral del av verksemdsstyringa og blir oppnådd ved å sørge for at riktige utviklingstiltak blir prioriterte og at ressursane blir fordelt i prioriterte prosjekt. Porteføljen inkluderer både pålagte oppgåver frå tildelingsbrevet og tiltak vi har vedtatt internt. Prosjekta blir prioriterte basert på fastsette kriterium som kritisk verdi, lovpålegg og nytteverdi.

Vi har eit porteføljeråd som sikrar heilskapleg og kontinuerleg porteføljestyring. Rådet rapporterer til toppleiinga, som vedtar og overvaker prosjektporteføljen.

Ressursfordelinga til dei ulike tiltaka har blitt gjennomført i 2024, og det er vedtatt ei overordna oppfølging av gevinstrealisering og nyttestyring, som ein del av porteføljerådet sine oppgåver.

I 2024 bestod prosjektporteføljen av totalt 15 prosjekt, inkludert tre avslutta og tre nyleg innførte prosjekt. Dei største prosjekta omfattar cybersikkerheitsprogrammet, prosjekt for ny registerplattform (BRsys), brukarvennlege registertenester, reetablering av Altinn II-tenester på Altinn 3, Register over reelle rettshavarar, Offentleg stønadsregister og utviklinga av ei midlertidig løysing for berekraftsrapportering.  Prosjektet som har gjennomført byggeprosessen til det nye bygget vårt, med tilhøyrande parkering og park, blei avslutta i løpet av året.

Det er foreløpig oppretta fire produktområde som rapporterer status til porteføljerådet, og som også utfører oppdrag for ulike prosjekt. To nye produktområde er under oppstart og planlagt sett i drift i 2025.

Sikkerheitsstyring

Vi har fått etablert fleire styringsparametrar og rapporteringspunkt på sikkerheitsarbeidet i dagleg verksemdstyring. At rapportering og oppfølging av risikoar, tiltak og oppfølging av måleparametrar er samla på ein stad, forbetrer sikkerheitsstyringa.

I sikkerheitsstyringa bruker vi Nasjonal sikkerhetsmyndighet sine (NSMs) grunnprinsipp for både IKT-sikkerheit og sikkerheitsstyring, for å prioritere prinsippa og underliggande krav. Kvart tertial gjennomgår vi status på grunnprinsippa, som gir oss eit samla bilde om vi oppfyller sikkerheitskrava. Saman med ein årleg modenskapsanalyse får vi god innsikt, og vi får dokumentert tilstanden innan oppfylling og etterleving av sikkerheit.

Gjennom fagmøte med departementet vårt, tertialrapportering på samsvarserklæring og rapportering av sikkerheit til toppleiinga, har vi forbetra styring og etterleving av sikkerheitsarbeidet i verksemda.

Ressurs- og kompetansestyring

For at vi skal lykkast i å nå dei strategiske måla våre framover, er vi avhengig av å ha riktig kompetanse på plass til riktig tid. For å behalde og rekruttere nødvendig kompetanse, har vi som mål å være ein attraktiv og fleksibel kunnskapsorganisasjon. I tillegg må alle tilsette styrke kunnskapen sin, ferdigheitene sine og haldningane sine i møte med framtidas kompetansebehov. I 2024 har kvar avdeling revidert og justert den strategiske kompetanseplanen sin for å sikre at vi når dei strategiske måla våre.

Produktorganiseringa fordrar at våre tilsette har kunnskap, ferdigheiter og haldningar til å dekke dei nye rollene i produktorganisasjonen. Trass i at vi har gjennomført kompetansehevande tiltak som kurs og coaching i 2024 og tidlegare, blir dette opplevd som utfordrande. Eit viktig område i 2025 og framover vil derfor vere å bygge kompetanse slik at alle rollene blir dekte.

I 2024 har vi starta opp eit internt bedriftstilpassa IT-studium for dei tilsette. Formålet med studiet er å styrke IT-kompetansen vår, slik at vi er betre rusta for å møte framtidas krav til korleis vi løyser samfunnsoppdraget vårt. Studiet, som vil vare i to år, vil vere med på å dreie organisasjonen sin kompetanse inn mot oppgåver innan IT, produktteam og prosjekt. Vi vurderer at dette tiltaket er i tråd med statens arbeidsgivarstrategi om å utvikle og behalde tilsette vi allereie har. Tiltaket vil kunne bidra til nødvendig omstilling av tilsette, som har behov for ei kompetansedreiing for at vi skal kunne løyse nye oppgåver i åra framover.

Vi har i 2024 rekruttert 82 nye tilsette (faste og midlertidige). 31 av desse er til IT-avdelinga. Det er framleis utfordringar med å rekruttere IT-kompetanse med erfaring, men vi har i større grad lykkast med å få tilsett erfarne IT-ressursar når vi har opna for andre arbeidsstadar enn Brønnøysund.

I 2024 har vi forsøkt å redusere andelen innleigde konsulentar ved å opne opp kontorplassar ved Oslo-kontoret. Dette har vore ved rekruttering av erfarne IT-utviklarar. Arbeidet har så langt resultert i tilsetting av tre senior systemutviklarar med arbeidsstad Oslo.

Vi har i 2024 profilert arbeidsplassen vår i forbindelse med rekruttering. Vi har gjennomført fleire arrangement saman med Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøy kommune, for å rekruttere arbeidskraft til kommunen vår.

Styring av offentlege anskaffingar

Anskaffingar har stor strategisk og kostnadsmessig betydning for oss. Vi har eit betydeleg behov for spesialistkompetanse og teknologi. På grunn av høg aktivitet i prosjekta våre, har vi hatt mye bistand av konsulentar, særleg innan systemutvikling. Vi har lykkast med å få tak i godt kvalifiserte konsulentar.

Vi har også gjennomført anskaffingar av IT-system, i hovudsak innanfor sikkerheitsområdet. Vi har aktivt brukt marknadsundersøkingar og aktivt gjennomført denne typen konkurransar med forhandlingar. Slik har vi prøvd å finne dei mest innovative løysingane i marknaden.

Vi har også testa ut fleire KI-verktøy.

Vi har gjennomført anskaffingar i samsvar med anskaffingsregelverket og i samsvar med interne rutinar. Desse rutinene ivaretar blant anna budsjett for anskaffinga, allokering av ressursar, habilitet og handtering av risiko. Kontraktskrava for innleige av konsulentar som følge av endringa i regelverket for bemanningsføretak, er nå innarbeidd.

Sidan vi har auka bruken av konsulenttenester, har vi også fått behov for å ha god oppfølging av leveransar, kostnadar og informasjonssikkerheit i heile leverandørkjeda. Vi jobbar med å forbetre leverandørstyring/ kontraktsoppfølging og å sikre tilstrekkeleg kapasitet gjennom heile anskaffingsprosessen og i avtaleperioden.

Dokumentasjonsforvaltning

Arbeidet vårt med fornying av arkivplan i samsvar med lovkrav blei starta i 2024, og vil fortsette i 2025. Hausten 2024 blei det halde stadleg tilsyn med arkivarbeidet ved Brønnøysundregistera. Tilsynet resulterte i åtte pålegg frå Arkivverket. Fleire av desse er knytte direkte opp mot arkivplanen, og vi har utarbeidd ein handlingsplan for å få lukka desse avvika.

Vi gjennomførte i 2024 ein konkurranse innan levering av sak- og arkivsystem i skyteneste, der eit viktig mål var å få ei løysing som bidro til forbetra dokumentfangst. Integrasjonar mot verktøy som Teams, SharePoint er viktige for oss, for å forbetre arkiveringsprosessen.

Dette er eit samandrag. Les fullstendig årsrapport for 2024 her.