Roller i en stiftelse

Alle stiftelser skal ha et styre, og styret skal alltid ha en leder. Styrelederen velges av styret, hvis ikke noe annet er bestemt i vedtektene.

Styret er stiftelsens øverste organ.

I stiftelser som har en grunnkapital på tre millioner kroner eller mer, skal styret ha minst tre medlemmer.  I slike tilfeller kan heller ikke daglig leder velges som styreleder. Les mer i stiftelsesloven § 27.

Styremedlemmene og varamedlemmene må bekrefte at de påtar seg vervet, ved å signere i Samordnet registermelding.

Valg av styremedlemmer

Det kan variere hvem som har myndighet til å velge styremedlemmer. Dette går frem av stiftelsens vedtekter.

Når du skal registrere styret må du legge ved

• dokumentasjon som viser valget/utnevnelsen

Kjønnsbalanse

Noen stiftelser har krav om kjønnsbalanse i styret. Sjekk om de nye reglene gjelder dere. Hvis det gjør det, må disse kravene være oppfylt i styret:

1. Har styret tre eller fire medlemmer, kan maksimalt to styremedlemmer ha samme kjønn.
2. Har styret fem eller seks medlemmer, kan maksimalt tre styremedlemmer ha samme kjønn.
3. Har styret syv medlemmer, kan maksimalt fire styremedlemmer ha samme kjønn.
4. Har styret åtte medlemmer, kan maksimalt fem styremedlemmer ha samme kjønn.
5. Har styret ni eller flere medlemmer, kan maksimalt 60 prosent av styremedlemmene ha samme kjønn.

Reglene i nr. 1 til 5 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. Styremedlemmer og varamedlemmer må hver for seg oppfylle disse kravene.

Kjønnsbalanse blant de ansattvalgte

For styremedlemmer som er valgt av de ansatte, medfører reglene om kjønnsbalanse at når det velges to eller flere kan ikke alle disse ha samme kjønn. Det samme gjelder for varamedlemmer som er valgt av de ansatte. Har stiftelsen mer enn 200 ansatte er ikke dette tilstrekkelig, da gjelder samme forholdstall for styremedlemmer og varamedlemmer som er valgt av de ansatte, som for resten av styret (se over). Styremedlemmer og varamedlemmer skal vurderes hver for seg.

Unntak: Har stiftelsen 200 eller færre ansatte, og ett av kjønnene utgjør mer enn 80 prosent av de ansatte i stiftelsen på det tidspunktet valget skjer, er det ikke krav om kjønnsbalanse blant styre- og varamedlemmene som er valgt av og blant de ansatte. Stiftelsen må selv dokumentere dette når de sender inn melding om styreendring.

Styret kan ansette en daglig leder, hvis ikke noe annet er bestemt i vedtektene.

I næringsdrivende stiftelser som har en grunnkapital på tre millioner kroner eller mer, skal styret ansette en daglig leder. I slike stiftelser kan ikke styrets leder være daglig leder.

Daglig leder må bekrefte at hen påtar seg rollen, ved å signere i skjemaet.

Du må legge ved protokoll fra styremøte som viser ansettelsen, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet

Alle stiftelser skal ha revisor. Revisor skal i utgangspunktet være statsautorisert.

Revisor skal velges av den eller de personer eller organer som etter vedtektene velger eller oppnevner styrets medlemmer, hvis det ikke er fastsatt noe annet i vedtektene.

Unntak 1:

Hvis en eller flere kommuner/fylkeskommuner har rett til å velge eller oppnevne et flertall i styret, kan kommune- og fylkesrevisjonen velges som stiftelsens revisor. Det samme gjelder hvor stiftelsens aktivitet i vesentlig grad er basert på tilskudd eller bevilgning fra kommune eller fylkeskommune.

Unntak 2:

Hvis staten eller et statsorgan har rett til å velge et flertall i styret, eller stiftelsens aktivitet i vesentlig grad er basert på statlig tilskudd eller bevilgning, kan Riksrevisjonen velges til revisor.

Vedleggskrav

Når du skal registrere revisor må du legge ved

• dokumentasjon som viser valg av revisor, hvis stiftelsen er næringsdrivende

En stiftelse kan velge om de skal ha regnskapsfører. Hvis foretaket benytter regnskapsfører, skal dette registreres.

Det er bare mulig å registrere autoriserte regnskapsførere som er registrert i Regnskapsførerregisteret.

Regnskapsfører må bekrefte i Samordnet registermelding at han påtar seg oppdraget.

Skal du melde regnskapsfører og stiftelsen er registrert i Foretaksregisteret, må du legge ved dokumentasjon som viser at meldt regnskapsfører er engasjert, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av stiftelsen i alle sammenhenger.

Det er styret i fellesskap som har signaturrett.  Styret kan gi styremedlemmer eller daglig leder rett til å representere stiftelsen utad, alene eller i fellesskap, hvis ikke det er fastsatt i vedtektene at styret ikke skal kunne tildele slik fullmakt.

Når du skal registrere signatur, må du legge ved protokoll fra styremøte som viser tildeling av signaturrett, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Prokura er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av stiftelsen i forbindelse med den daglige driften.

Du kan ikke bruke prokura til å behefte eller selge foretakets faste eiendom.

En person som har prokura kan ikke overføre den til en annen person. En stiftelse kan gi prokura til en eller flere personer. Hvis det er flere, kan man velge om de skal ha prokura hver for seg, eller i fellesskap.

Det registreres kun prokura på næringsdrivende stiftelser.

Når du skal registrere prokura, må du legge ved protokoll fra styremøte som viser tildeling av prokura, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.