Veiledning til samordnet registermelding – forenklet skjema for foreninger

1.1 Foreningens fullstendige navn

Feltet skal alltid fylles ut. Oppgi foreningens fullstendige navn og organisasjonsnummer. Ved nyregistrering tildeler Enhetsregisteret organisasjonsnummer. Ved endring av foreningens navn må du oppgi registrert navn i felt 1.1.

1.2 Eventuelt nytt navn på foreningen

Dette feltet skal du bare fylle ut hvis foreningen melder endring av registrert navn. Er foreningen registrert i Foretaksregisteret, er endring av navn gebyrbelagt.

En melding kan gjelde følgende:

2.1 Registrering i Enhetsregisteret

Her skal du bare krysse av hvis foreningen ikke er registrert i Enhetsregisteret fra før.

2.2 Registrering i Foretaksregisteret

Her skal du bare krysse av hvis foreningen driver næringsaktivitet, eller forventer å drive næringsaktivitet. Foreninger som ikke driver næringsaktivitet, kan bare være registrert i Enhetsregisteret.

Du finner mer informasjon om registreringsplikt for næringsdrivende foreninger på Brønnøysundregistrene sine nettsider.

Du må bekrefte i skjema at krav til næringsaktivitet er oppfylt.

Registrering i Foretaksregisteret er gebyrbelagt.

2.3 Endringer/nye opplysninger

Hvis foreningen er registrert i ett av registrene fra før og ønsker å melde endring i noen av de registrerte opplysningene eller har tilleggsopplysninger, krysser du av for «Endringer/nye opplysninger».

Fyll alltid ut foreningens organisasjonsnummer og registrert navn i felt 1.1. I resten av blanketten fyller du bare ut de feltene endringen gjelder.

Hvis du vil at en registrert opplysning skal slettes uten at den erstattes med nye opplysninger, skriver du «utgår» i det aktuelle feltet.

2.4 Sletting i Foretaksregisteret

Hvis du vil slette foreningen kun fra Foretaksregisteret, krysser du av her. Foreninger skal slettes fra Foretaksregisteret hvis de ikke lenger driver med næringsvirksomhet. Det vil si foreninger som tidligere har drevet næringsvirksomhet og som har avsluttet dette forholdet.

2.5 Sletting fra samtlige registre

Hvis du vil slette foreningen i Enhetsregisteret, vil den også bli slettet i alle tilknyttede registre, inkludert Frivillighetsregisteret og Foretaksregisteret.

Har eller forventer foreningen å få egne ansatte eller kommer dere til å engasjere andre som skal motta lønn eller honorar?

Her skriver du inn foreningens forretnings/besøksadresse. Med dette menes gateadressen der foreningen holder til, eller stedsadresse på mindre steder. Næringsdrivende foreninger må ha forretnings/besøksadresse.

Her oppgir du foreningens postadresse. Riktig adresse er viktig for at posten skal komme raskt og effektivt fram. Les mer om dette hos Posten Norge.

Innsenderen vil bli brukt som adressat for alle typer tilbakemeldinger om meldingen – det vil si at bekreftelser og andre brev, registerutskrift og lignende blir sendt til den som er oppgitt som innsender. Innsenderen er også ansvarlig for å betale eventuelt gebyr til Foretaksregisteret.

Hvis innsenderfeltet ikke er utfylt, blir tilbakemeldinger, krav om gebyr og lignende sendt til foreningens adresse. Hvis innsenderen tidligere har fått tildelt kundenummer av Brønnøysundregistrene, oppgir du dette nummeret.

Dato for stiftelse

Skriv dato da foreningen ble stiftet.

Har du ikke nøyaktige opplysninger om dato for stiftelse, skriver du stiftelsesåret.

Opplysningene om foreningens aktiviteter er grunnlaget for å tildele næringskode.

Næringskoden tildeles etter Standard for næringsgruppering (SN2007). Næringskoden blir blant annet brukt til å lage statistikk der norsk næringsliv/arbeidsmarked blir beskrevet etter næring/bransje.

Gi en så nøyaktig beskrivelse som mulig av aktiviteten(e) som utføres eller skal utføres.

Eksempler kan være musikkorps, idrettslag og så videre.

Hvis foreningen driver flere aktiviteter, må du oppgi hver enkelt av dem i rekkefølge etter for eksempel tid og omfang.

Hvis foreningen har valgt daglig leder eller forretningsfører skal denne rollen meldes i skjema.

Rollen kontaktperson skal kun meldes i de tilfeller der

• foreningen verken har valgt styre, daglig leder eller forretningsfører, eller
• der alle disse rollene kun består av juridiske personer meldt på organisasjonsnummer.

Med daglig leder/forretningsfører mener vi den personen som er valgt til å har den administrative ledelsen av foreningen, og som med dette har myndighet til å representere foreningen utad i forhold som faller inn under den daglige ledelsen.

Når du skal registrere daglig leder må du legge ved:

• protokoll fra styremøte eller årsmøte som viser ansettelsen av daglig leder, hvis hele styret ikke har signert i skjema.
• original villighetserklæring fra daglig leder, hvis dette meldes og denne ikke har signert i skjemaet.

Fødselsnummer/d-nummer/organisasjonsnummer

Enkeltpersoner: Pass på å få med fødselsnummer i tillegg til navn og bostedsadresse.
Juridiske personer: Oppgi organisasjonsnummer og forretningsadresse.
Utenlandske personer: Personer uten norsk fødselsnummer må oppgi d-nummer.

Les mer om tildeling av d-nummer.

Skriftlig kommunikasjon til foreningen vil foregå på valgt målform.

Dette feltet skal bare brukes hvis foreningen skal registreres i Foretaksregisteret.

Oppgi datoen da vedtektene ble fastsatt eller endret.

Vedtektene må alltid vedlegges ved nyregistrering. Ved endringer av vedtektene må det vedlegges et ajourført eksemplar, sammen med protokoll fra årsmøte som viser beslutning om vedtektsendring.

Hvis foreningen har et styre må du oppgi hvem som er styrets medlemmer. Det er kun rollene styrets leder, styremedlem og varamedlem som kan registreres.

Husk å ha etternavnet og fødselsnummer på styremedlemmene og varamedlemmene tilgjengelig før du begynner.

Husk å alltid melde alle styremedlemmer og varamedlemmer i skjema

Personer uten norsk fødselsnummer må oppgi d-nummer.

I Foretaksregisteret skal du i tillegg oppgi hvis styrerepresentanter er valgt av og blant de ansatte i foreningen.

Styremedlemmer og varamedlemmer må bekrefte at de påtar seg vervet, enten ved at de signerer i skjema eller at det legges ved særskilte villighetserklæringer.

Ingen vedlegg, men du dokumenterer styrevalget ved å erklære i skjemaet at:

• styret er gyldig valgt av foreningens årsmøte eller annet kompetent organ
• det finnes en protokoll som viser siste valgte styre og at det er i samsvar med det som er meldt

Brønnøysundregistrene kan ta stikkprøver og kreve å få protokollen tilsendt, både under utfyllingen av skjemaet og på et senere tidspunkt.

Hvis noen er tildelt signaturrett, må du opplyse om det her. Denne tildelingen må kunne dokumenteres, og legges ved meldingen.

Signatur er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foreningen i alle sammenhenger. Signatur gir for eksempel rett til å ta opp lån, kjøpe eller selge fast eiendom på vegne av foreningen.

Hvis ikke annet er bestemt i vedtektene, er det foreningens styre som har signaturrett i fellesskap. Styret kan i tillegg tildele signaturretten til enkelte styremedlemmer, daglig leder eller til navngitte personer, hver for seg eller i fellesskap.

Hvis ingen av standardalternativene i blanketten passer, kan du oppgi signaturbestemmelsen under «Annen signaturbestemmelse».

Er signaturrett gitt til navngitte personer, må du oppgi navnet, adressen og fødselsnummeret/d-nummeret deres i feltet «Annen signaturbestemmelse».

Hvis flere har signaturrett, må du presisere om de har retten hver for seg eller i fellesskap. Ved endringer av de registrerte opplysningene om signatur, må alle som skal ha signaturrett etter endringen oppgis.

Når du skal registrere signatur, må du legge ved protokoll fra årsmøte eller styremøte som viser tildeling av signatur, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet.

Det registreres kun prokura på næringsdrivende foreninger som registreres i Foretaksregisteret.

Hvis noen er tildelt prokura, må du opplyse om det her. Denne tildelingen må kunne dokumenteres, og legges ved meldingen.

Prokura er en fullmakt til å opptre og underskrive på vegne av foreningen i det meste som angår driften. Prokura kan ikke brukes til å behefte eller selge foreningens faste eiendom. En person som har fått tildelt prokura kalles prokurist.

Prokura kan enten gis til rolleinnehaver(e) eller navngitt(e) person(er). Hvis ingen av standardalternativene i blanketten passer, kan du oppgi prokura under «Annen prokurabestemmelse».

Er prokura tildelt navngitte personer, må du oppgi navnet, adressen og fødselsnummeret/d-nummeret i feltet «Annen prokurabestemmelse».

Hvis flere har prokura, må det presiseres om de har retten hver for seg eller i fellesskap. Ved endring av registrerte opplysninger om prokura, må samtlige som skal ha prokura etter endringen oppgis.

En person som har prokura, kan ikke overføre den til en annen person.

Når du skal registrere prokura, må du legge ved protokoll fra styremøte eller årsmøte som viser tildeling av prokura, hvis ikke hele styret har signert i skjemaet

Hvis foreningen har revisor, skal dette meldes her.

Vi registrerer bare revisorer eller revisjonsforetak som er registrert i Revisorregisteret hos Finanstilsynet.

Foreningen har plikt til å ha revisor hvis de har

• et gjennomsnittlig antall ansatte som tilsvarer ti årsverk eller mer
• balansesum som er 27 millioner kroner eller mer
• driftsinntekter for sin samlede virksomhet på 7 millioner kroner eller mer

Revisor må bekrefte å ha påtatt seg oppdraget, enten ved å skrive under i feltet eller ved å legge ved en særskilt villighetserklæring.

Når du skal registrere revisor må du legge ved protokoll fra årsmøte som viser valg av revisor, hvis foreningen er registrert i Foretaksregisteret.

Hvis foreningen har en regnskapsfører som er autorisert av Finanstilsynet og registrert i Regnskapsførerregisteret, må opplysninger om dette meldes her.

Regnskapsfører må bekrefte å ha påtatt seg oppdraget, enten ved å skrive under i feltet eller ved å legge ved en egen villighetserklæring.

Skal du melde regnskapsfører og foreningen er registrert i Foretaksregisteret, må du legge ved dokumentasjon som viser at meldt regnskapsfører er engasjert, hvis hele styret ikke har signert i skjemaet.

Her melder du opplysninger som ikke kan meldes i de andre feltene på blanketten. Legg ved ekstra ark hvis det blir for liten plass.

Varslingsadresse er en pliktig opplysning.

Varslingsadresse skal bare legges inn på nye virksomheter.

Varslingsadressene vil bli brukt av det offentlige for å varsle virksomheten når viktige meldinger er tilgjengelige i Altinn. Opplysningene er bare tilgjengelige for offentlige myndigheter.

Skal du endre disse opplysningene senere, gjør du det under virksomhetens profil i Altinn.
Virksomheten må ha minst én varslingsadresse.

Meldingen må være underskrevet for at den skal bli godkjent. Den/de som skriver under på meldingen, bekrefter med sin underskrift at opplysningene som er gitt i blanketten, er riktige.

Hvem som skal skrive under, avhenger av hvilke registre foreningen skal registreres i:

Melding til Enhetsregisteret skal være underskrevet av enten signaturberettiget, et styremedlem, daglig leder, forretningsfører eller kontaktperson.

Melding til Foretaksregisteret skal underskrives av signaturberettiget eller samtlige styremedlemmer. Er det ikke valgt et styre skal meldingen underskrives av daglig leder, eller av forretningsfører hvis det verken finnes styre eller daglig leder. Mangler alle disse rollene skal meldingen være underskrevet av kontaktperson.

Nyvalgte styremedlemmer som ikke har underskrevet meldingen, må vedlegge en signert bekreftelse som viser at de har påtatt seg vervet

Vær oppmerksom på at vi krever original underskrift i alle tilfeller.