Kapittel 4: Styring og kontroll av virksomheten

Overordnet styring og kontroll

Vi bruker mål- og resultatstyring som grunnleggende styringsprinsipp, og tildelingsbrev og strategiplanen gir et godt grunnlag for prioritering. Virksomhetsplanen er utarbeidet og følges opp jevnlig. Økonomien overvåkes i henhold til budsjett og mål for besparelser i omstillingsplanen, med planlagte revisjoner gjennom året. Porteføljestyringen bidrar til å balansere gjennomføringen av prosjekter og produktområder.

Vi har hatt god måloppnåelse på hovedmål

1. Saksbehandlingstiden og kvalitet i registerforvaltningen er i henhold til målsettingene. Vi ser en god forbedring i fastsatte mål innenfor sikkerhet.

Vi har innfridd målene når det gjelder digital innrapportering og automatisert saksbehandling. Målene er også nådd innenfor maskinelt brukergrensesnitt og andres bruk av våre data. Prosjektet BRsys har hatt såpass store forsinkelser at det har vært nødvendig å korrigere både fremdrift og omfang. Dette har gitt konsekvenser for prosjektet BVR. Hovedmål 2 er derfor delvis innfridd.

Målet om effektiv drift vurderer vi som delvis innfridd. Vi har forbedret systemer og virksomhetsstyringen gjennom 2024. Vi vil arbeide videre med både ressursstyring og gevinstrealisering fremover og har konkrete tiltak på dette. I 2024 har vi gjort fremskritt mot våre mål for miljø og bærekraft. Resultatet viser at vi har klart å redusere elektronisk avfall, mens vi ikke har klart å redusere reisevirksomhet og direkte utslipp.

Våre styringssystemer og internkontroll er forbedret. Bruken av risikovurderinger og kompetansen på dette området har økt. Vi har i all hovedsak gode prosesser for styring og kontroll, men det er rom for forbedringer. NFD har initiert en ekstern gjennomgang av vårt gebyrgrunnlag, kostnadsstruktur og økonomistyring. Dette skal gjennomføres første tertial 2025.

Helhetlig virksomhetsstyring

Vår virksomhetsstyring i 2024 har gitt måloppnåelse gjennom systematisk planlegging, prioritering av oppgaver, fordeling av ressurser og oppfølging av resultater.

Gjennom helhetlig virksomhetsstyring har vi satt prosesser i sammenheng. Dette har bidratt til en god overordnet styring. Vi arbeider kontinuerlig med forbedringer i styringen, og i 2024 har vi formalisert styrings- og kontrollprosesser i en instruks for virksomhetsstyring.

Økonomistyring og virksomhetsplanlegging

Vår overordnede virksomhetsplan inneholder de viktigste prioriteringene og tiltakene for å oppnå målene på kort sikt. Virksomhetsplanen er utarbeidet og fulgt opp gjennom året.

Det digitale styringsverktøyet vårt er et viktig bidrag for systematisk og effektiv styring av prosjekter og aktiviteter, der alle involverte aktører kan følge med på fremdriften og gjøre nødvendige justeringer. Økonomien har vært fulgt opp i henhold til budsjettet. Målene for besparelser er fulgt opp gjennom planlagte revisjoner gjennom året.

Driftsutgiftene for post 01 sammenstilt med merinntekter gir et mindreforbruk på cirka 1,5 MNOK i forhold til bevilgningen for 2024. Dette mindreforbruket hensyntatt tilleggsbevilgning for lønnskompensasjonen som kommer til utbetaling i 2025, gir et merforbruk på cirka 5,2 MNOK. Merforbruket er relatert til investering i økt kjølekapasitet. For øvrig er det ikke noe merforbruk på andre bevilgninger eller fullmakter.

God økonomistyring forutsetter at ressursbruken er effektiv og det er god balanse mellom drift og utviklingsporteføljen. For å oppnå effektiv ressursbruk må vi ha god ressursstyring. Ressursstyring handler om å planlegge og fordele ressurser slik at riktige ressurser er tilgjengelige for å løse prioriterte oppgaver, både på kort og lang sikt. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre ressursstyringen og vil fremover styrke analysearbeidet for å sikre treffsikre prognoser.

Risikostyring

Rammeverket vårt for risikostyring bidrar til å forbedre identifisering av risiko, avdekke sårbarheter og følge opp risikoer som kan være en trussel mot utøvelsen av oppdragene våre. Vi jobber kontinuerlig med å tilpasse rammeverket til områdene i organisasjonen.

Det overordnede risikobildet viser at flere risikoer fortsatt består, til tross for at tiltak er planlagt og satt i verk. Status knyttet til risikoer med særskilt oppfølging ved årets slutt:

• Vi har hatt økning i antall tilfeller av svindel og bedragerisaker knyttet til registersaker, også med omtale i media. Det pågår flere tiltak for å øke registerkvaliteten, gjennom å forebygge økonomisk kriminalitet og
  arbeidslivskriminalitet, for å kunne håndtere risikoen på en god måte fremover.
• Fortsatt drift på to plattformer medfører høy risiko, knyttet til eldre teknologi og sikkerhetsutfordringer og økte kostnader. Planlagte tiltak, både i 2025 og i årene fremover, vil kunne redusere risikoen på sikt.
• Risikoen for ulike cybersikkerhetsscenarier vil vedvare på grunn av økende kompleksitet i digitalt trusselbilde, men vi har ikke vært utsatt for kritiske hendelser med vesentlige konsekvenser for brukerne. Aktiviteter i avsluttet cybersikkerhetsprogram og i linjeorganisasjonen har redusert risikoen, og vi vurderer at vi etterlever e-forvaltningsforskriften og sikkerhetsloven i tilstrekkelig grad. Aktiviteter videreføres i cybersikkerhetsteam og i linjeorganisasjonen.
• Prosjekt BRsys har hatt forsinkelser og produktivitetsutfordringer i 2024, men ved utgangen av året er prosjektet i rute i henhold til nytt revidert styringsdokument. Vi er avhengige av å levere resterende
  tjenester i prosjektet i tett samarbeid med BVR-prosjektet og realisere gevinster. Risikovurderinger og tiltak følges opp i prosjektet. I tillegg gjennomføres en ekstern usikkerhetsanalyse av prosjektet i starten av
  2025.
• Prosjekt BVR er ved utgangen av 2024 i rute i henhold til nytt revidert styringsdokument. Ny SSD var ved utgangen av 2024 ikke godkjent. Leveranser fremover skjer i nært samarbeid og koordinert med BRsys-prosjektet. Vi er også avhengige av tjenester på legacy-plattformen som er eksponert for sårbarheter og kan få sikkerhetsutfordringer fremover. Det knyttes noe usikkerhet til videre fremdriftsplan og når
  nye tjenester på innrapporteringsområdet kan settes i produksjon. Det kan påvirke realisering av gevinster. Risikovurderinger og tiltak følges opp i prosjektet. I tillegg gjennomføres en ekstern usikkerhetsanalyse av prosjektet i starten av 2025.

Risikoen for å rekruttere og beholde kritisk kompetanse er på et akseptabelt nivå, men det er risiko for høy utskiftningstakt innen personell på IT-avdelingen, fordi det er ansatt mange juniorer. I tillegg er det fortsatt utfordrende å rekruttere ansatte med erfaring innen IT. Systematisk arbeid med rekruttering, strategisk kompetansestyring og eget utdanningsløp for IT-opplæring, skal bidra til at flere interne ansatte blir aktuelle for IToppgaver på sikt.

Porteføljestyring

Omtrent 20 prosent av de ansattes arbeidstid er i prosjektarbeid. I tillegg bruker vi betydelige innleide ressurser i utviklingsprosjekter. I 2024 ble det bevilget 280 millioner kroner til prosjekter under Nærings- og Fiskeridepartementets kapitler for Brønnøysundregistrene, noe som utgjorde 32,7 prosent av den totale bevilgningen. Porteføljestyring er derfor en sentral del av virksomhetsstyringen og oppnås ved å sørge
for at riktige utviklingstiltak prioriteres og at ressursene fordeles i prioriterte prosjekt. Porteføljen inkluderer både pålagte oppgaver fra tildelingsbrevet og tiltak vi har besluttet internt.
Prosjektene prioriteres basert på fastsatte kriterier som kritikalitet, lovpålegg og nytteverdi.

Vi har et porteføljeråd som sikrer helhetlig og kontinuerlig porteføljestyring. Rådet rapporterer til toppledelsen, som vedtar og overvåker prosjektporteføljen.

Ressursfordelingen til de ulike tiltakene har blitt gjennomført i 2024, og det er vedtatt en overordnet oppfølging av gevinstrealisering og nyttestyring, som en del av porteføljerådets oppgaver.

I 2024 bestod prosjektporteføljen av totalt 15 prosjekter, inkludert tre avsluttede og tre nylig innførte prosjekter. De største prosjektene omfatter cybersikkerhetsprogrammet, prosjekt for ny registerplattform (BRsys), brukervennlige registertjenester, reetablering av Altinn II-tjenester på Altinn 3, Register over reelle rettighetshavere, Offentlig støtteregister, samt utviklingen av en midlertidig løsning for bærekraftsrapportering.  Prosjektet som har gjennomført byggeprosessen til vårt nye bygg, med tilhørende parkering og park, ble avsluttet løpet av året.

Det er foreløpig opprettet fire produktområder som rapporterer status til porteføljerådet, og som også utfører oppdrag for ulike prosjekter. To nye produktområder er under oppstart, og er planlagt satt i drift i 2025.

Sikkerhetsstyring

Vi har fått etablert flere styringsparametre og rapporteringspunkt på sikkerhetsarbeidet i daglig virksomhetsstyring. At rapportering og oppfølging av risikoer, tiltak og oppfølging av måleparametre er samlet på ett sted, forbedrer sikkerhetsstyringen.

I sikkerhetsstyringen bruker vi Nasjonal sikkerhetsmyndighets (NSMs) grunnprinsipper for både IKT-sikkerhet og sikkerhetsstyring, for å prioritere prinsippene og underliggende krav. Hver tertial gjennomgår vi status på grunnprinsippene, som gir oss et samlet bilde om vi oppfyller sikkerhetskravene. Sammen med en årlig modenhetsanalyse får vi god innsikt, og vi får dokumentert tilstanden innen oppfyllelse og etterlevelse av sikkerhet.

Gjennom fagmøter med vårt departement, tertialrapportering på samsvarserklæring og rapportering av sikkerhet til toppledelsen, har vi forbedret styring og etterlevelse av sikkerhetsarbeidet i virksomheten.

Ressurs- og kompetansestyring

For at vi skal lykkes i å nå våre strategiske mål framover, er vi avhengige av å ha riktig kompetanse på plass til riktig tid. For å beholde og rekruttere nødvendig kompetanse, har vi som mål å være en attraktiv og fleksibel
kunnskapsorganisasjon. I tillegg må alle ansatte styrke sin kunnskap, sine ferdigheter og sine holdninger i møte med fremtidens kompetansebehov. I 2024 har hver avdeling revidert og justert sin strategiske kompetanseplan for å sikre at vi når våre strategiske mål.

Produktorganiseringen fordrer at våre ansatte har kunnskap, ferdigheter og holdninger til å bekle de nye rollene i produktorganisasjonen. Til tross for at vi har gjennomført kompetansehevende tiltak som kurs og coaching i 2024 og tidligere, oppleves dette som utfordrende. Et viktig område i 2025 og fremover vil derfor være å bygge kompetanse slik at alle roller kan besettes.

I 2024 har vi startet opp et internt bedriftstilpasset IT-studium for våre ansatte. Formålet med studiet er å styrke IT-kompetansen vår, slik at vi er bedre rustet for å møte fremtidens krav til hvordan vi løser samfunnsoppdraget vårt. Studiet, som vil vare i to år, vil være med på å dreie organisasjonens kompetanse inn mot oppgaver innen IT, produktteam og prosjekt. Vi vurderer at dette tiltaket er i tråd med statens
arbeidsgiverstrategi om å utvikle og beholde ansatte vi allerede har. Tiltaket vil kunne bidra til nødvendig omstilling av ansatte, som har behov for en kompetansedreining for at vi skal kunne løse nye oppgaver i årene framover.

Vi har i 2024 rekruttert 82 nye ansatte (faste og midlertidige). 31 av disse er til IT-avdelingen. Det er fortsatt utfordringer med å rekruttere IT-kompetanse med erfaring, men vi har i større grad lyktes med å få ansatt erfarne IT-ressurser når vi har åpnet for andre arbeidssteder enn Brønnøysund.

I 2024 har vi forsøkt å redusere andelen innleide konsulenter ved å åpne opp kontorplasser ved Oslo-kontoret. Dette har vært ved rekruttering av erfarne IT-utviklere. Arbeidet har så langt resultert i ansettelse av tre senior systemutviklere med arbeidssted Oslo.

Vi har i 2024 profilert arbeidsplassen vår i forbindelse med rekruttering. Vi har gjennomført flere arrangementer sammen med Digitaliseringsdirektoratet og Brønnøy kommune, for å rekruttere arbeidskraft til kommunen vår.

Styring av offentlige anskaffelser

Anskaffelser har stor strategisk og kostnadsmessig betydning for oss. Vi har et betydelig behov for spesialistkompetanse og teknologi. På grunn av høy aktivitet i prosjektene våre, har vi hatt mye bistand av konsulenter,
særlig innen systemutvikling. Vi har lyktes med å få tak i godt kvalifiserte konsulenter.

Vi har også gjennomført anskaffelser av ITsystemer, i hovedsak innenfor sikkerhetsområdet. Vi har aktivt brukt markedsundersøkelser og aktivt gjennomført denne typen konkurranser med forhandlinger. Slik har vi prøvd å finne de mest innovative løsningene i markedet.

Vi har også testet ut flere KI-verktøy.

Vi har gjennomført anskaffelser i henhold til anskaffelsesregelverket og i henhold til interne rutiner. Disse rutinene ivaretar blant annet budsjett for anskaffelsen, allokering av ressurser, habilitet og håndtering av risiko.
Kontraktskravene for innleie av konsulenter som følge av endringen i regelverket for bemanningsforetak, er nå innarbeidet.

Siden vi har økt bruken av konsulenttjenester, har vi også fått behov for å ha god oppfølging av leveranser, kostnader og informasjonssikkerhet i hele leverandørkjeden. Vi jobber med å forbedre leverandørstyring/ kontraktsoppfølging og å sikre tilstrekkelig kapasitet gjennom hele anskaffelsesprosessen og i avtaleperioden.

Dokumentasjonsforvaltning

Vårt arbeid med fornyelse av arkivplan i henhold til lovkrav ble startet i 2024, og vil fortsette i 2025. Høsten 2024 ble det holdt stedlig tilsyn med arkivarbeidet ved Brønnøysundregistrene. Tilsynet resulterte i åtte pålegg fra Arkivverket. Flere av disse er knyttet direkte opp mot arkivplanen, og vi har utarbeidet en handlingsplan for å få lukket disse avvikene.

Vi gjennomførte i 2024 en konkurranse innen levering av sak- og arkivsystem i skytjeneste, hvor et viktig mål var å få en løsning som bidro til forbedret dokumentfangst. Integrasjoner mot verktøy som Teams, SharePoint er viktig for oss, for å forbedre arkiveringsprosessen.

Dette er et sammendrag. Les fullstendig årsrapport for 2024 her.