Endre eller legg til nye rapporteringsplikter

Sist oppdatert: 13. desember 2017 .

Dagens løsning vil på lengre sikt bli erstattet med en digital løsning hvor etatene selv kan melde nye, endrede eller opphørte rapporteringsplikter, tilsvarende løsningen vi har utviklet for Oppgaveregisteret.

Veiledning til skjema BR1021

Hvis du bare skal melde endring av en rapporteringsplikt , er det tilstrekkelig å krysse av for endring, fylle ut skjemanavn, opplysninger under del 1 og de feltene som endringene gjelder.

Etter at du har fylt ut skjemaet, må du trykke på «Send inn skjemaet» på første side.

Del 1 Innsender

Denne delen av blanketten gir opplysninger om etaten som er ansvarlig for rapporteringsplikten.

Fyll ut

  • organisasjonsnummer
  • hvem som har fylt ut skjemaet
  • telefonnummer og e-postadresse
Del 2 Rapporteringsplikt

Denne delen av skjemaet gir opplysninger om informasjonsinnhentingen i etaten.

Rapporteringspliktens navn

Her oppgir du rapporteringspliktens betegnelse eller navn. Hvis informasjonen til rapporteringen blir innhentet ved hjelp av ett skjema, vil rapporteringspliktens navn og skjemaets navn som regel være identiske. Omfatter rapporteringsplikten flere skjema, kan hvert skjema ha sitt eget navn, mens rapporteringspliktens navn vil være en samlebetegnelse for alle skjemaene.

Rapporteringsområde

Her krysser du av for hvilket rapporteringsområde (fagområde) rapporteringsplikten hører inn under. Kryss av for flere rapporteringsområder hvis dette er aktuelt.

Rapporteringspliktens formål

Her skal du oppgi formålet med rapporteringsplikten, det vil si i hvilken sammenheng etaten skal bruke de innsamlede opplysningene.

Fagansvarlig departement

Her skal du oppgi navn og organisasjonsnummer til det departementet som har det faglige ansvaret for rapporteringsplikten.

Fullmaktshaver

Denne skal fylles ut hvis hjemmelen til å forvalte rapporteringsplikten er delegert til en annen myndighet enn den som er oppgitt som ansvarlig for oppgaven i del 1. Fullmaktshaver er som oftest en myndighet på lavere nivå enn rapporteringsansvarlig.

Kontaktperson

Her oppgir du hvilken person i etaten som Kommunalt rapporteringsregister kan kontakte for nærmere opplysninger om rapporteringsplikten.

Kommunesektorens kontakt

Her oppgir du hvor kommunesektoren skal henvende seg for nærmere opplysninger om rapporteringsplikten. Hvis rapporteringsplikten forvaltes av et lokalt eller regionalt kontor (f.eks. det lokale arbeidstilsyn), oppgir du dette. Hvis spørsmålet er ubesvart, betrakter Kommunalt rapporteringsregister den oppgitte kontaktpersonen (forrige spørsmål) også som kommunesektorens kontakt.

Del 3 Hjemmel

Denne delen av skjemaet gir opplysninger om hjemmelsgrunnlaget for rapporteringsplikten.

Lov / forskrift

Her oppgir du hjemmelsgrunnlaget ved dato, nummer og navn på loven og eventuelt forskriften som hjemler rapporteringsplikten.

Henvisning

For at hjemmelsgrunnlaget skal være så tydelig som mulig, må du henvise til hvilken del av loven/forskriften (paragraf, ledd, punktum) som spesifikt omtaler nevnte informasjonsinnhentig.

b. Brukes bare hvis rapporteringsplikten er hjemlet i annet hjemmelsgrunnlag enn lov og forskrift.

Del 4 Register

Denne delen av skjemaet omhandler eventuelle elektroniske registre som leverer opplysninger til rapporteringsplikten.

Her oppgir du elektroniske registre utenfor eller innen etaten som gir supplerende opplysninger til rapporteringsplikten. Dette innebærer at allerede innhentede opplysninger i et elektronisk register blir gjenbrukt.

Beskriv hvilke opplysninger som blir hentet inn fra hvert register.

Del 5 Skjema

Denne delen av skjemaet gir opplysninger om det/de skjema  som blir benyttet i rapporteringsplikten, om bruken av skjema, og om registre som oppdateres av skjema. Denne delen skal du fylle ut for hvert skjema som er tilknyttet rapporteringsplikten.

I de tilfeller det ikke er knyttet et spesifikt skjema til rapporteringsplikten må likevel alle feltene under del 5 (med unntak av skjemanummer og skjemanavn) og del 6 fylles ut.

Skjemanummer
Hvis skjemaet har et identifikasjonsnummer oppgir du dette her. Identifikasjonsnummeret kan være en bokstavkode tildelt av Statens trykksaksekspedisjon eller en intern skjema-nummerering.

For elektroniske skjemaer kan rapportnummeret oppgis hvis det ikke finnes tilsvarende skjema i papirformat.

Skjemanavn

Her oppgir du navn eller tittel på skjemaet.

Skjemaansvarlig

Her oppgir du navn på den personen som er faglig ansvarlig for skjemaet. Oppgi også avdelingens/seksjonens navn.

Målform

Kryss av for hvilke målformer/språk skjemaet foreligger på. Hvis skjemaet ikke er tilgjengelig på noen av de oppgitte alternativene, må det oppgis type språk i eget felt.

Dokumentasjonsplikt

Hvis det knytter seg dokumentasjonsplikt til skjemaet, oppgir du dette.

For eksempel  kreves det godkjent regnskap.

Leveres elektronisk

Her oppgir du om det er teknisk mulig for etaten å motta opplysningene elektronisk.

Bruken av skjemaet

Søknadsskjemaet brukes for å søke om tilskudd eller lignende.

Registreringsskjemaet brukes ved førstegangsregistrering av opplysninger.

Rapporteringsskjemaet brukes ved periodisk rapportering eller rapportering på grunnlag av en hendelse.

Med totalt estimert antall innsendelser pr. år menes antall søknads-/registreringsskjema som etaten til sammen mottar fra hele kommunesektoren per år.

Innvilgelse av en søknad eller innsending av et registreringsskjema kan medføre en periodisk rapporteringsplikt for søkeren. Dette kan også medføre en rapporteringsplikt på grunnlag av en hendelse.

For eksempel må alle som er registrert i Enhetsregisteret oppdatere registeret ved eventuelle endringer.

Hvis samme søknads-/registreringsskjema i tillegg benyttes som rapporteringsskjema må du også krysse av for dette. Fyll også ut de opplysningene som kreves når skjemaet er et rapporteringsskjema.

Rapporteringsskjema er et skjema som brukes ved rapportering av gitte opplysninger.

Rapporteringsskjemaer brukes hvis det foreligger krav om periodisk rapportering (For eksempel Årsmelding for barnehager) eller hvis det har oppstått en situasjon/hendelse som krever innsending av rapporteringsskjema (For eksempel godkjenning av barnehage).

Ved periodisk rapportering må du oppgi hvor ofte skjemaet sendes inn og tidsfristen for innsendelse.

Ved hendelsesstyrt rapportering må du oppgi hvilken hendelse som utløser rapporteringsplikten og hvor mange skjemaer etaten til sammen mottar fra hele kommunesektoren per år.

Etatsinterne registre som oppdateres av skjemaet

Med oppdatering av et etatsinternt elektronisk register menes at opplysningene i et skjema registreres inn i et elektronisk system som etaten forvalter. Oppgi navn på register som blir oppdatert og hvilke opplysninger som blir registrert i registeret.

Med elektronisk register menes at opplysningene blir lagret på en strukturert måte slik at de er søkbare og at det kan foretas uttrekk av det som er registrert.

Del 6 Skjema / Avgivere av informasjon

Denne delen av skjemaet gir opplysninger om hvem som sender inn skjemaet og skal fylles ut for hvert skjema som er tilknyttet oppgaven.

Gruppebeskrivelse

Her skal du beskrive hvilke(n) organisasjonsform(er) som omfattes av rapporteringsplikten. Oppgi en eller flere av følgende organisasjonsformer: kommune (KOMM), kommunalt foretak (KF), fylkeskommune (FK), fylkeskommunalt foretak (FKF).

Antall i gruppen

Her oppgir du hvor mange enheter i gruppen som rapporterer. Hvis etaten ikke vet eksakt hvor mange som rapporterer, oppgir du et estimert antall.

Elektronisk andel

Her oppgir du hvor stor andel av skjemaene som blir levert elektronisk.

Tidsforbruk, manuell levering

Etatene skal gi et estimat over kommunesektorens tidsforbruk ved utfylling av skjemaet, inklusive forarbeid (se nedenfor). Er det grunn til å anta at tidsforbruket varierer sterkt for avgivere med forskjellige organisasjonsformer, oppgis tall for hver avgivergruppe.

Tidsestimatene skal samlet gi en indikator på utviklingen i belastningsnivået for kommunesektoren som en følge av rapporteringspliktene. Du må derfor oppgi et estimat på den tiden det tar for en kommune/fylkeskommune å fylle ut ett eksemplar av skjemaet. Så langt det er mulig skal tidsbruken inkludere alt ekstraarbeid som skjemaet påfører avgiveren. Dette gjelder også den ekstra interne registrering, tilrettelegging og framhenting av data forut for skjemautfyllingen som ikke er strengt nødvendig av hensyn til andre av kommunens interne eller eksterne krav.

Hvis etaten ikke har noen formening om hvor lang tid en avgiver bruker ved rapportering, må du ta kontakt med flere avgivere slik at du får et grunnlag for å oppgi et tidsestimat.

Tidsforbruk, elektronisk levering

Her oppgir du et estimat på den tiden det tar for en avgiver å rapportere til etaten når dette gjøres elektronisk. Beregning av tid til forarbeid: Som over.

Kilde

Her krysser du av for om det er etaten (E) eller avgiveren (A) som er kilden for tidsestimatet.

Har du behov for å kontakte oss, send en e-post til Kommunalt rapporteringsregister.