Enklere for bedrifter og myndigheter
Oppgaveregisteret skal holde løpende oversikt over
næringslivets oppgaveplikter og finne muligheter for
forenkling. Målet er å fjerne overflødig
innsamling og registrering av opplysninger, særlig av
hensyn til små og mellomstore bedrifter.
Oppgaveregisteret skal vise hva slags opplysninger som finnes
i de ulike registrene og etatene. Selve svarene sendes til
de enkelte etatene som før.
En rekke lover og forskrifter krever at offentlige myndigheter
har detaljerte opplysninger om ulike kategorier næringsdrivende.
Mange rapporteringsplikter er ganske like for små og
store bedrifter, selv om de store har mer ressurser til papirarbeid
og administrasjon. Derfor rammes de små og mellomstore
bedriftene uforholdsmessig sterkt. Også for etatene
krever det mye å samle inn og behandle informasjonen
som kommer fra bedriftene.
I mange tilfeller stiller forskjellige etatene de samme eller
svært like spørsmål til bedriftene. Det
er disse spørsmålene som i første rekke
skaper unødvendig dobbeltarbeid både for bedrifter
og myndigheter. Mangelen på samordning skyldes at ingen
har hatt noen samlet oversikt over hvilke opplysninger som
finnes i offentlige registre og datasamlinger. Oppgaveregisteret
gir nettopp denne oversikten og dermed et grunnlag for bedre
samordning av offentlige skjemaer til næringslivet.
Oppgaveregisteret sammenlikner de skjemaene som ulike etater
sender til næringsdrivende. Viser det seg at to eller
flere etater stiller samme spørsmål til samme
type bedrifter, skal etatene heretter samarbeide om å
spørre bare én gang.
Oppgaveregisteret ble formelt åpnet 18. november 1997
og startet med en oversikt over nesten 600 statlige skjemaer.
Den første store utfordringen for registeret blir å
avdekke overlapping mellom alle de oppgavepliktene som finnes
allerede.
Der denne kartleggingen viser at to etater krever samme opplysning
fra de samme bedriftene, skal Oppgaveregisteret påpeke
dette overfor de aktuelle etatene. Den nye oppgaveregisterloven
gir etatene en samordningsplikt i slike tilfeller. Et samordningsråd
på departementsnivå skal hjelpe til hvis partene
ikke blir enige om hvordan samarbeidet skal løses.
I første omgang er registeret begrenset til statlige
oppgaveplikter. Etter planen skal skjemaer fra fylkeskommunale
og kommunale myndigheter komme med etter hvert.
Bedriftene er viktige brukere og bidragsytere
Det er forvaltningen som skal stå til regnskap for
Oppgaveregisteret. Bedriftene får ingen ny oppgaveplikt,
men det er viktig at de gir tips om egne skjemaproblemer.
Påtrykk fra næringslivet for å få
gjort noe med skjemaveldet, har betydd mye for å få
registeret etablert og er fortsatt med på å holde
forenklingsarbeidet i gang. Gjennom Oppgaveregisteret kan
bedriftene få oversikt over egne oppgaveplikter.
Det er næringslivet som “best kan gi råd
og vink til Oppgaveregisteret om hvor det vil være størst
samordningseffekter” skrev Nærings- og handelsdepartementet
da det la fram oppgaveregisterloven for Stortinget. Også
i stortingsdebatten ble det sagt mye om at næringslivet
må med i dette arbeidet.
Næringsdepartementet har oppnevnt en egen brukergruppe
med næringslivsrepresentanter som både departementet
og Oppgaveregisteret kan rådføre seg med i forenklingsarbeidet.
Dessuten kan brukergruppen komme med egne forslag og synspunkter
når som helst. Den enkelte bedriften kan også
kontakte Oppgaveregisteret og melde fra om offentlige skjemakrav
som virker urimelige. Da plikter Brønnøysundregistrene
å ta saken opp til behandling.
Ved Brønnøysundregistrene kan bedriften få
svar på en rekke spørsmål om egne oppgaveplikter.
Hvilke oppgaveplikter gjelder for meg? – Hvem kan jeg
henvende meg til for å få et bestemt skjema og
veiledning? – Hvilke etater har fått tilgang til
opplysningene jeg har sendt inn? Slike spørsmål
besvares gratis, mens du må regne med å betale
for informasjon om forhold som ikke direkte handler om din
egen bedrift. Tjenestetilbudet ved Oppgaveregisteret vil utvikles
gradvis, avhengig av hva slags tjenester bedriftene etterspør.
Det er selvsagt ikke meningen at Oppgaveregisteret skal føre
til merarbeid for bedriftene. Men det kan tenkes at noen flere
vil oppleve å bli spurt om hvor mye tid som går
med til forarbeid og utfylling av skjemaer. Dette blir gjort
for å sette etatene i stand til å vurdere kostnadene
for bedriftene og ta bedre hensyn til dem i fremtiden. Tidsbruken
for den enkelte oppgaveplikten skal med i etatenes meldinger
til Oppgaveregisteret.
En viktig rolle for Oppgaveregisteret blir å være
høringsinstans i arbeidet med nye lover og forskrifter
som gjelder næringslivet. Kjennskap til kostnadene ved
nåværende ordninger skal blant annet hjelpe registerstaben
til å gi gode råd i regelarbeidet. Ved å
konsultere Oppgaveregisteret kan også næringslivets
organisasjoner holde seg orientert om utviklingen i skjemakostnader
og konsekvenser av nye regler.
Verdens strengeste samarbeidskrav, men det blir ikke slutt
på skjemaene
Forvaltningen trenger ganske detaljerte opplysninger om bedriftene
til planlegging og saksbehandling som den enkelte etaten er
pålagt i lover og forskrifter. Dermed blir skjemaforenkling
mye et spørsmål om forenkling av lovverket.
De fleste, ikke minst innen næringslivet, har forståelse
for at forvaltningen trenger bedriftsopplysninger. Mange viktige
beslutninger om hver enkelt bedrift og om næringslivets
rammebetingelser blir fattet på grunnlag av disse opplysningene.
Oppgaveregisteret vil arbeide for å fjerne unødvendige
oppgaveplikter. Det betyr ikke nødvendigvis færre
skjemaer. Aller helst bør vi ha så mange ulike
typer skjema at den enkelte får spørsmål
som passer helt nøyaktig til sin egen virksomhet. Antakelig
bør vi ha flere skjemaer til sammen, men færre
spørsmål til den enkelte.
Alt tyder på at skjemamengden snarere vil øke
enn avta i årene som kommer. Antall lover og forskrifter
har i de senere år vært klart økende, samtidig
som det har vært en tendens til at reglene har blitt
mer komplekse og detaljerte. Denne utviklingen forsterkes
ytterligere ved at EØS-samarbeidet i mange sammenhenger
stiller krav om mer detaljert informasjon.
Det er ikke uvanlig at regler blir mer komplisert, og krever
mer detaljerte bedriftsopplysninger, for å ta hensyn
til nyanser næringslivet selv har bedt om. Oppgaveregisteret
skal øke bevisstheten om hvilke konsekvenser regel-
og definisjonsendringer kan få for skjema og oppgaveplikter.
Så kan både forvaltning og næringsliv bedre
vurdere hvor tungt det skal veie i forhold til andre hensyn.
Av hensyn til personvernet skal det aldri bli en selvfølge
at etater kan utveksle alle opplysninger. Da Stortinget vedtok
oppgaveregisterloven i 1997, ble det samtidig ryddet opp i
en del regler om taushetsplikt etatene imellom. Men en del
viktige begrensninger gjelder fortsatt. Bare etater som selv
har lov til å kreve tilsvarende opplysning direkte fra
bedriften, vil få adgang til en annen etats data. Oppgaveregisteret
skal også holde nøye oversikt over hvordan innsamlede
data brukes videre av andre etater. Blant andre har næringslivsorganisasjonene
lagt vekt på disse grensene når de har anbefalt
at datasamarbeidet kan utvides.
|
